8 técnicas de productividad laboral que deberías conocer

¿Aumentar la productividad de tu empresa se ha convertido en una lucha constante? Como dice la famosa frase de Franz Kafka: “La productividad es poder hacer cosas que nunca fuiste capaz de hacer antes”.

En ocasiones, muchas empresas con una estructura cada vez más compleja y una plantilla geográficamente dispersa tienen dificultades para reunirse y tomar decisiones. La falta de coordinación y planificación, así como las dificultades para recopilar información y distribuir resultados de las decisiones tomadas influyen directamente en una menor productividad. 

Sin embargo, queremos profundizar en estos motivos y nombrar las técnicas de productividad laboral que deberías conocer.

Recuerda la importancia de la productividad laboral

Es una medida de la eficiencia del trabajo por parte de un equipo, una persona o una maquinaria, de manera que refleja la relación que existe entre el trabajo desempeñado y los recursos utilizados para obtener una determinada producción. Cuanto más productivo es el trabajo, más eficiente es la empresa. Además, la productividad laboral también es importante porque afecta al nivel de salarios, costes de los bienes y servicios.

Problemas en las reuniones que afectan a la productividad de las empresas

¿Alguna vez te has preguntado por qué tu productividad se ve reducida o estancada? En este apartado, hemos recopilado las principales razones:

• Falta de agilidad en las reuniones entre altos cargos.
• Dificultad para trabajar con la misma versión de la documentación.
• Asuntos sin priorizar.
• Viajes y traslados habituales.
• Gestión desestructurada de actas.

Estos problemas reflejan la necesidad de las empresas de facilitar mayor organización en las reuniones de toma de decisiones, así como el seguimiento de los temas acordados con una herramienta tecnológica o digital. Sin embargo, con una herramienta organizativa adaptada a las necesidades de tu empresa es posible:

• Agilizar y normalizar la toma de decisiones.
• Ahorrar desplazamientos y viajes.
• Aportar trazabilidad en la tramitación.
• Generar y publicar las actas.
• Controlar las tareas solicitadas.

Una reunión mal organizada puede afectar negativamente a la productividad laboral, ya que las reuniones ineficientes pueden causar que los empleados pierdan el tiempo y no se concentren en las tareas que deben realizar. Un estudio de Harvard afirma que el 65€ de los directivos y empleados opinan que las reuniones les impiden completar las tareas pendientes (Libre Mercado)

Para maximizar el rendimiento y mejorar la productividad, las empresas necesitan aprender a gestionar las reuniones de manera eficaz, así como a implementar las técnicas de productividad laboral. Siguiendo la información publicada en Libre Mercado, según la revista Forbes, algunas soluciones son:

1. La introducción de un límite de 20 minutos que actúa como tope a la duración de estas citas.

2. La aplicación de una cifra máxima de reuniones diarias o semanales

3. La regla de realizar las reuniones de pie, evitando sentarse y generando así un incentivo para que las conversaciones sean más ágiles.

Las 8 técnicas a aplicar para mejorar la productividad laboral

Nos encontramos ante uno de los principales retos y aspiraciones de cualquier empresa: aumentar su productividad. Hacer más con menos. Para ello, no necesitas realizar un gran desembolso, sino medir lo que se hace y lo que se necesita. Dicho esto, te animamos a tomar nota de las siguientes técnicas para mejorar la productividad laboral desde distintos puntos de vista:

En empleados:

1. Invertir tiempo en formarse en las nuevas tecnologías. Contar con un equipo actualizado en herramientas y conocimientos brindará una ventaja competitiva a la empresa, además de aumentar su motivación y retener el talento.
2. Motivar a los trabajadores. Es una de las tareas imprescindibles para favorecer el ambiente de trabajo, por un lado, e incrementar la productividad, por otro. Para ello, es necesario reconocer sus méritos y mejorar sus condiciones laborales, entre otros. 

En reuniones:

• Optimizar las reuniones. Para ello, es importante disponer de una herramienta que permita dar de alta asuntos por personas autorizadas, priorizar automáticamente, asignar funciones por roles y facilitar las reuniones remotas síncronas.

1. Disponer de trazabilidad. Es importante que el estado de los asuntos sea conocido por todos, algo que puede lograrse fácilmente a través de sistemas de trazabilidad integrados en herramientas de gestión de comités.

En innovación:

1. Actualizarse constantemente. No hablamos solo desde el punto de vista formativo, sino también en el material, las herramientas y la forma de trabajar. Disponer de equipos y programas obsoletos perjudica la productividad de los empleados.
2. Usar herramientas tecnológicas. La innovación tecnológica es una de las principales fuerzas que impulsa la productividad de las empresas. La tecnología cambia rápido y las empresas necesitan estar al día para mantenerse competitivas.

En ciberseguridad:

• Invertir en servicios de ciberseguridad. Los ataques informáticos son una amenaza constante para la productividad laboral, ya que pueden interrumpir el funcionamiento de una empresa, dañar su reputación y causar pérdidas económicas.

• Implementar medidas de seguridad. Permiten mejorar la productividad porque reducen el número de incidentes, robo de información y accesos no autorizados a los sistemas de la empresa. Los empleados pueden concentrarse en su trabajo en lugar de preocuparse por la seguridad de la información. 

¿Quieres hablar con uno de nuestros expertos? Te llamamos. ¿Cuál es el siguiente paso? Sigue leyendo.

Optimiza tus reuniones para incrementar la productividad laboral

Si te estás preguntando cómo aplicar las técnicas de productividad laboral o qué hacer para incrementarla en tu empresa, debes saber que este camino empieza por evitar reuniones improductivas. 

Y para ello, necesitas una herramienta organizativa que pueda resolver todas las carencias de tu empresa. Sobre todo, si a menudo inviertes un tiempo excesivo en tus reuniones que no termina de ser recompensado. Párate y reflexiona. Quizás, sea el momento ideal para plantearse usar herramientas con las que:

• Ganar flexibilidad en el momento de gestionar los comités y asuntos.
• Obtener trazabilidad de lo realizado por cada uno de los responsables.
• Ser eficiente con la automatización de la gestión de actas, convocatorias y toma de decisiones.
• Mejorar la coordinación sin necesidad de que los participantes se encuentren físicamente.

Muchas empresas pierden demasiado tiempo por viajes, desplazamientos y por falta de sincronización en los documentos. Es algo que podría evitarse con el uso de sistemas automáticos para organizar sus reuniones. Sobre todo, cuando promotores, secretarios, decisores, consultores, informados y otros miembros intervienen en ellas.

Si quieres saber cómo agilizar tus reuniones y ganar en productividad laboral, te animamos a solicitar una demo de nuestro Gestor de Comités. O si lo prefieres, agenda una reunión y resuelve todas tus dudas sin compromiso. Te estamos esperando.