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6 claves para conseguir el máximo ROI de tu BPM

Las suites de BPM y toda la filosofía detrás de la gestión por procesos tienen como objetivo lograr la mayor reducción posible de los costes, mediante la optimización del uso del tiempo, así como los recursos humanos y materiales empleados en la actividad del negocio. No obstante, también es posible monitorizar variables que afecten a los ingresos generados de forma indirecta.

En definitiva:

Extraer el máximo ROI de tu BPM no sólo depende de la reducción de los recursos empleados en los distintos procesos, sino de la supervisión de todas aquellas variables que puedan afectar a la generación de un rendimiento económico y la utilización eficiente del propio software de gestión de procesos.

¿Cuáles son las claves para conseguir el máximo ROI de tu BPM?

Planificación de la implementación de la solución BPM

Aunque pueda parecer una obviedad, no son pocas las ocasiones en que un software de BPM aterriza en una organización sin previo aviso y sin que se haya hecho una anticipada evaluación de las necesidades más importantes.

Antes de proceder a desplegar una solución BPM en tu empresa, asegúrate de haber identificado las áreas de oportunidad y los cuellos de botella fundamentales.

Con total seguridad, el BPM te permitirá reconocer muchos más ámbitos de mejora. Sin embargo, la madurez de los procesos previos y el conocimiento interno que se tenga de los mismos en la empresa permitirán explotar al máximo la tecnología del nuevo software.

Por otra parte, crea un listado de los requerimientos específicos que el software debe cumplir, a partir de las características del propio negocio. No olvides tener en cuenta la necesaria compatibilidad de la tecnología actualmente utilizada en la empresa con la de la solución de BPM.

Todo este proceso de preparación tendrá un impacto directo en el ROI generado, así como en el plazo de amortización de la inversión.

No sólo las métricas financieras son indicadores de un ROI favorable

El enfoque más habitual a la hora de comprobar el impacto financiero de los ajustes en los procesos suele ser prestar atención al ahorro de costes, debido a una mayor eficiencia en el uso de los recursos.

Sin embargo, existen otros indicadores que ayudan a predecir un mayor retorno de la inversión. Tal es el caso de la reducción en las estadísticas de errores o la pérdida de materiales, el incremento en los ratios de satisfacción del cliente y, por supuesto, una disminución en los tiempos de ejecución de los procesos definidos.

Todos estos indicadores tienen repercusión en el ROI, y su correcta supervisión ayudará a incrementar el rendimiento generado por la solución de BPM.

Simplificación de los flujos de trabajo

el compliance y la gamificaciónEs fundamental llevar a cabo una medición del tiempo, los recursos humanos y los materiales empleados en los diversos flujos de trabajo, tanto antes como después de la implantación de una solución de BPM.

Esta herramienta debería contribuir a identificar procesos redundantes que afecten al rendimiento de los empleados e incluso a su estado anímico.

La constatación de la simplificación de dichos procesos será la mejor manera de verificar el retorno económico generado por la herramienta BPM escogida.

Simulación de procesos

Una de las mayores ventajas de los softwares de BPM es la posibilidad de recrear procesos que luego puedan llevarse a la práctica. Estas simulaciones son la manera perfecta de probar nuevas alternativas, reduciendo los riesgos al máximo e incluso identificando cuellos de botella antes de que se produzcan.

Asegúrate de que el software empleado para gestionar los procesos de tu organización está dotado de las herramientas y plantillas necesarias para ser utilizado como un campo de pruebas, planteando casos hipotéticos.

Descubre las claves para realizar una simulación de flujos de trabajo en nuestro artículo especializado.

Automatización

A estas alturas ya deberías ser consciente de que la introducción y verificación de datos son tareas que deberían ser automatizadas lo antes posible, máxime si aún son llevadas a cabo en formatos de papel.

No tiene ningún sentido que tus empleados inviertan su tiempo en este tipo de gestiones que pueden ser fácilmente completadas por el software de BPM, reduciendo además las probabilidades de error.

Mayor consistencia de los procesos

En el pasado, determinadas tareas podían ser interrumpidas por el simple hecho de que algunos recursos se hubiesen agotado de forma imprevista. Después de todo, la gestión manual de los procesos puede verse afectada por múltiples variables.

La implementación de un software de BPM contribuye a aportar una mayor consistencia en la ejecución y continuidad de los procesos, evitando interrupciones innecesarias y perfectamente previsibles.

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Sobre el autor: Rogelio Toledo

Rogelio Toledo

Director General de Cibernos y Agile Plan con más de 15 años de experiencia en proyectos de transformación digital en empresas de diversos sectores.

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