Trucos para gestionar asuntos prioritarios en reuniones

¿Eres de los que piensa que las reuniones son el peor enemigo de la eficiencia? Quizás, no estés gestionando los asuntos de la mejor forma. 

En este artículo, hemos resumido las claves para gestionar los múltiples asuntos que surgen día a día en las reuniones empresariales, así como para evitar reuniones que no sirven para nada. 

Te invitamos a conocer la forma de optimizar el tiempo y la productividad en cada encuentro. ¡Sigue leyendo hasta el final!

¿Cómo gestionar los múltiples asuntos de tus reuniones empresariales?

Campañas activas, lanzamiento de productos, estrategias de marketing, cambios en la plantilla, desafíos con empleados… La lista de asuntos empresariales que requieren atención diaria es larga. Gestionarlos de manera efectiva es fundamental para la productividad y eficacia de cualquier organización, incluida la tuya. Por eso, en las siguientes líneas hemos reunido los principales trucos para optimizar este proceso:

Establece un objetivo: ¿Para qué?

Prioriza los temas a discutir y asigna tiempos específicos para cada uno. Esto te ayudará a tener un enfoque eficiente y obtener resultados concretos. Tener claro hacia dónde quieres ir te permitirá diseñar un camino mucho más claro. Por ejemplo: en una reunión de estrategia de marketing, un objetivo podría ser definir las tácticas de promoción para el próximo trimestre.

Crea órdenes del día: ¿Cuáles son los temas clave?

Cada minuto cuenta en los resultados de tu empresa, por lo que debes priorizar los temas a discutir y asignar tiempos específicos para cada uno. Esto garantiza un enfoque eficiente y resultados concretos.

Convoca a los participantes: ¿Quiénes son las personas autorizadas?

Invita a las personas relevantes para cada tema y ten en cuenta su actuación dependiendo de su rol dentro de la empresa. Además, mantener el grupo reducido te permitirá asegurar la efectividad y evitar distracciones.

Conduce la reunión: ¿Cómo vas a tratar los puntos?

Tanto si es una reunión presencial como si es remota, debes mantener el control del tiempo y guiar la discusión de manera productiva. Asegúrate de que se aborden los puntos clave y se llegue a decisiones.

Actúa según el rol: ¿Qué lugar ocupa cada miembro?

Asigna roles claros a los participantes: moderador, tomador de notas, responsables de acciones, etc. El moderador se encarga de dirigir el encuentro, el tomador de notas registra los puntos clave, y los responsables de acciones se encargan de llevar a cabo las tareas acordadas. Esta distribución de roles contribuye a una reunión más productiva y organizada desde el inicio hasta el final.

Lanza avisos y notifica: ¿Qué labores se deben hacer?

Envía recordatorios y notificaciones sobre tareas pendientes después de la reunión a cada miembro. Esto asegura que las decisiones se implementan correctamente y que no se quede ningún tema en el tintero.

Gestiona las actas: ¿Qué decisiones se han tomado?

Registra de manera detallada las decisiones y acuerdos alcanzados durante la reunión y distribuye las actas a los participantes para mantener la transparencia. Si las recoges todas en el mismo lugar, mucho mejor.

Evita traslados y viajes: ¿Optas por las reuniones remotas?

Considera la opción de realizar reuniones virtuales para ahorrar tiempo y costes de desplazamiento. En su lugar, puedes utilizar herramientas de videoconferencia eficaces, como Zoom o Microsoft Teams.

Informa a todos los participantes: ¿Conocen el estado de los asuntos?

Mantén a todos los involucrados informados sobre el progreso de los temas tratados. Comparte actualizaciones de manera regular para asegurarte de que cada miembro está al tanto de los cambios y pueda contribuir de manera efectiva al logro de las metas marcadas al principio.

Gestiona todos los pasos desde un único sistema

El Gestor de Comités de Cibernos ofrece una solución integral para optimizar el proceso de reuniones empresariales. Desde establecer objetivos claros hasta gestionar las actas, esta herramienta facilita cada etapa:

• Establecer objetivos claros al facilitar la definición precisa de estos en cada reunión, asegurando que cada punto tratado contribuya al propósito general.
  
  
• Crear órdenes del día priorizadas y asignar tiempos específicos para cada uno, lo que permite enfocarse en asuntos relevantes y alcanzar resultados concretos.
  
  
• Gestionar los participantes autorizados, convocar a las personas y mantener el grupo reducido para asegurar la efectividad y evitar distracciones.
  
  
• Asignar roles claros a los participantes, como moderador, tomador de notas, responsable de acciones, etc., lo que facilitará la organización de la reunión.
  
  
• Crear recordatorios y lanzar avisos post-reunión sobre temas pendientes, asegurando la correcta implementación de las decisiones que habéis tomado.
  
  
• Gestión detallada de las actas, facilitando la creación y registro detallado de las decisiones y acuerdos alcanzados.
• Facilitar las reuniones virtuales para ahorrar tiempo y costes de desplazamiento, así como realizar videoconferencias eficaces.

¿Necesitas maximizar el rendimiento y mejorar la productividad en tus reuniones? 

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