Herramientas para definir e implementar los KPI en tu empresa

Una vez hemos decidido nuestra estructura de KPI y hemos decidido qué queremos evaluar y los criterios a aplicar, nos puede surgir un gran dilema: ¿Cómo lo implementamos para que el seguimiento de KPI sea ágil, flexible y adaptable en cada momento a las necesidades cambiantes del negocio o de los objetivos de la empresa?

A bote pronto la solución que se nos puede ocurrir, opción ALL-IN-ONE, es que

tanto los datos, como los criterios de valoración y los componentes de visualización multi-dispositivo los definamos e implementemos en una única herramienta de Business Intelligence, que codificará y mantendrá el departamento de IT.

Efectivamente es una solución muy compacta, pero presenta el inconveniente de que con esta alternativa, el usuario no realiza directamente las modificaciones en los KPI, sólo las especifica, lo cual le resta independencia y agilidad.

¿Qué otras alternativas de implementación de KPI tenemos?

En AgilePlan se ha desarrollado una estrategia para implementar los KPI basada en dos capas:

• Front -KPI: Esta capa es la encargada de la presentación de la información en un entorno visual agradable y fácil de entender y manejar. Como solo se trata de configurar la visualización, incluso este ámbito también puede estar controlado perfectamente por el usuario. Algunos ejemplos de estas herramientas son: JaspertSoft, BI4WEB, Tableau, Clickview, etc.    
• Back-KPI: Esta capa sirve para parametrizar los KPI, sus baremos y su nivel de cumplimiento en función de los objetivos marcados, en un entorno totalmente controlado por el usuario.

Funcionalidad de la capa Back-KPI

Estas herramientas, que están orientadas para que el usuario final sea autónomo, permiten  la completa parametrización de los controles asociados a los KPI. Además, aporta una capa de gestión para:

• la recogida de datos no soportados en otros sistemas
• y la gestión de las tareas de corrección como consecuencia de encontrar KPI que no cubran los objetivos mínimos especificados (en este contexto los denominamos “incumplimientos”).

En la actualidad disponemos de dos herramientas en el contexto Back-KPI:

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• Motor de Cumplimiento: es una herramienta genérica orientada al control del cumplimiento, donde cada control, aporta además de su valor, el grado de cumplimiento evaluado conforme al baremo establecido. Se puede aplicar a KPI’s, o simplemente a controles de cumplimiento  a diferentes objetivos, por ejemplo a objetivos corporativos, financieros, riesgo proveedores, control del  cumplimiento de leyes y normas, alineamiento con índices de sostenibilidad, etc.

Te recomiendo leer más información sobre el motor de cumplimiento en este artículo: ¿Qué es el motor de cumplimiento y por qué lo necesitas en tu empresa?

• Control de Contratos: La especialización de esta herramienta es la de valorar el cumplimiento de KPI que sean las cláusulas de los contratos de servicios de los proveedores con una estructura Proveedor/Contrato. La evaluación de cada control de un contrato, asociado a un ítem del SLA acordado, aportará información sobre el Pago a realizar, el cumplimiento o no de cada SLA y una posible penalización en caso de cincumplimiento.

En cualquier organización, si se quiere mejorar de forma sostenida en el tiempo, hay que medir, evaluar y corregir, y para ello una correcta implementación de KPI es clave. Consulta los casos de éxito de AgilePlan para la gestión de KPI y otras necesidades.