Los desafíos en la implantación de Business Intelligence y su solución
La popularidad de los procesos y tecnologías propias del Business Intelligence está experimentando...
En esta ocasión, voy a compartir contigo un caso de éxito mediante la aplicación de uno de las plataformas más conocidas de AgilePlan: nuestro BPM Plan.
Aunque en nuestra empresa llevamos a cabo desarrollos totalmente a medida, también contamos con soluciones estandarizadas que pueden ser modificadas para adaptarse a la idiosincrasia de cada organización.
De esa forma, garantizamos plazos de desarrollo y despliegue mucho más breves, sin que por ello se perjudique el nivel de personalización.
Hoy te contamos un caso de éxito: 4 líneas de negocio y 1 sola gestión por procesos
Detalles del cliente: Geocisa
Un negocio con múltiples actividades no relacionadas
Geocisa es una empresa participada de Dragados, perteneciente a su vez al grupo ACS. Cuenta con oficinas en España, Reino Unido, Perú y Estados Unidos.
Su ámbito de actividad es extraordinariamente amplio y diversificado, puesto que abarca:
- Obras de alta especialización, que incluyen cimentaciones profundas, tratamientos de terreno, protección ambiental, así como restauración y rehabilitación de monumentos y estructuras.
- Ingeniería, la cual incluye geotecnia y geología aplicada, así como protección ambiental e hidrogeología.
- Control y gestión de infraestructuras, incluyendo auscultación y conservación de carreteras, control técnico de túneles. Incluso pequeños servicios de laboratorio de control de calidad, radioquímica y radiometría.
- Departamento de I+D+i, el cual lleva a cabo desarrollos tecnológicos propios enmarcados en proyectos de innovación.
El desafío: Multiplicidad de procesos y variables
Semejante amalgama de servicios implicaba para Geocisa unos considerables problemas en la gestión de sus procesos, dado que tenía que afrontar:
- Una gran variedad de tipologías de proyectos.
- Una multiplicidad de variables totalmente dispares.
Tamaño de los contratos
El presupuesto de los contratos puede oscilar entre los 60 euros del coste de un servicio de laboratorio hasta los 30 millones de euros correspondientes a grandes obras.
Duración del trabajo
Los periodos de ejecución de los proyectos y servicios pueden requerir años o bien limitarse a unos pocos días.
Localización
La logística propia de sus actividades en zonas urbanas contrasta con la falta de oficinas e incluso accesos en áreas no urbanas.
Tiempo de planificación
Determinadas situaciones de emergencia pueden requerir una planificación en apenas unas horas; sin embargo, los grandes contratos con las administraciones públicas implican semanas o meses de planificación.
Medios de producción
Mientras que determinados servicios de ingeniería y asistencia técnica se limitan fundamentalmente al suministro de mano de obra especializada, la ejecución de obras y los servicios de laboratorio suponen la movilización de equipos y materiales, junto con el personal correspondiente.
Tipo de presupuesto
Finalmente, la empresa también diferencia entre presupuestos con precio cerrado y los precios unitarios de determinados productos o servicios.
La falta de una herramienta centralizada que les permitiera gestionar y monitorizar los múltiples procesos de todas sus actividades suponía una notable pérdida de productividad. Éstas eran algunas de la problemáticas más evidentes:
- La documentación se extraviaba, tardaba en llegar y se acumulaba en departamentos estancos.
- No se garantizaba el cumplimiento de la normativa interna.
- Se desconocía el verdadero tiempo de ejecución de los procesos.
- No se disponía de una visibilidad sobre el grado de intervención de los responsables de cada fase del proceso.
Además, la complejidad interna de la propia empresa, así como la resistencia al cambio por una parte de sus empleados suponían una dificultad añadida a la hora de buscar e implantar una solución eficaz.
En busca de una solución
Con el fin de encontrar una solución a medida para la gestión de sus procesos, la cual se ajustara a las particularidades de su organización, Geocisa estableció una serie de requerimientos indispensables.
- Simplificación, unificación y normalización de los procesos.
- Trazabilidad y transparencia de los procesos.
- Adaptación a la tipología de los proyectos.
- Cumplimiento de la normativa interna.
- Potente archivo documental.
- Trabajo en equipo y en tiempo real.
- Control de riesgos.
- Posibilidad de cambios y desarrollo de nuevos procesos.
- Adaptabilidad a las costumbres de funcionamiento previas.
La solución de AgilePlan
La plataforma BPM de AgilePlan fue la escogida como solución de gestión por procesos, gracias no sólo a que sus características respondían a los requisitos de Geocisa, sino que también contaba con la flexibilidad para adaptarse de forma totalmente específica y escalar sus prestaciones conforme el cliente pudiera necesitarlo.
Generación de aplicaciones de negocio por procesos con integración en el back office del cliente
Resultó indispensable para la integración con los sistemas previamente implantados, como el ERP (Navision) o el gestor para recursos humanos (Meta4) utilizados por Geocisa.
Diagramado visual para la configuración de procesos, reglas, cálculos, etc.
Tuvo un impacto clave en muchos de los procesos de Geocisa, especialmente en lo concerniente a las ofertas y las compras.
Diseño de secciones de la aplicación y formularios para el ingreso de datos
Incluso compartiendo datos provenientes de aplicaciones externas, como el mencionado ERP.
Plataforma con versión para múltiples idiomas, divisas y husos horarios
Este aspecto resultó crítico, dado que Geocisa cuenta con oficinas en España, Reino Unido, Perú y Estados Unidos. Todas sus sedes utilizan ahora la misma interfaz de gestión de procesos.
Compatibilidad con múltiples servidores de aplicaciones y bases de datos propietarias u open source
Plataforma multicanal (web, email, iOS y Android)
Lo cual supuso una gran mejora en los niveles de productividad, gracias a la posibilidad de trabajar de manera remota y a través de cualquier dispositivo.
Los resultados
Desde que en 2009 comenzáramos con la primera fase de implantación del BPM de AgilePlan, Geocisa no ha cesado de constatar continuas mejoras en la gestión de sus procesos.
- Reducción de costes y mejora de la productividad.
- Mejora en la gestión de los recursos, logrando una visión global y centralizada.
- Ahorro de tiempo, eliminando los tiempos muertos y la paralización de los procesos.
- Mejora del trabajo en equipo, erradicando la duplicación de datos y manteniendo un flujo de información en tiempo real y entre todos los participantes.
- Completa trazabilidad, conociendo el estado en el que se encuentra cada proceso, evitando la pérdida de documentación y conociendo los tiempos de ejecución.
- Gestión de la información, gracias a la implantación de un archivo documental digital y centralizado, lo que permite un fácil acceso a la información sin depender del inmediato responsable; así como la rápida generación de informes a partir de la documentación almacenada.
A día de hoy, seguimos desarrollando nuevos módulos dentro del software con el objetivo expandir y dar uniformidad a toda su estructura IT de gestión procesal, lo que sin duda generará mayores sinergias.
Conclusiones
Me gustaría cerrar este artículo, haciendo hincapié en las mejores lecciones aprendidas por nuestro cliente.
Si quieres tener éxito en el desarrollo y despliegue de cualquier solución IT dentro de una organización, toma nota.
- Es imprescindible analizar detalladamente cada proceso, para garantizar que el desarrollo se ajusta a la realidad.
- La implementación progresiva de hitos es más eficiente y segura, sin que por ello se tenga que perder la visión global de largo plazo.
- La planificación del orden de los procesos a implantar garantiza un retorno más temprano de la inversión.
- Tener muy en cuenta la ''experiencia de usuario'' para facilitar la transición de las antiguas formas de hacer las cosas a las nuevas.
- Autonomía entre los sistemas desarrollados y el back office existente, de forma que una falta del servicio en unos no influya en los otros.
¿Has tenido alguna experiencia buscando e implantando una solución de gestión por procesos a medida en tu empresa?
Como puedes ver, el proyecto –aún siendo de largo plazo– no tiene porqué resultar traumático para tu organización. Además, se pueden lograr resultados notables a corto plazo, si la planificación y el despliegue son los adecuados.
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Sobre el autor: Carlos Fernández de la Vega
