Cómo evolucionar un sistema documental complejo (Caso de uso)
CIBERNOS ha sido adjudicatario en noviembre de 2020 del contrato “buscador documental avanzado”...
¿Alguna vez has trabajado en una organización donde existe tal caos que es casi imposible encontrar los documentos necesarios en poco tiempo?
Coincidirás conmigo en que los procesos de negocio y la documentación asociada son los activos más valiosos de que dispone una empresa. Sin embargo, no se los maneja con suficiente cuidado y tampoco se prioriza que el usuario tenga una sencilla interacción con ellos ya sea digitalizados o en formato papel.
Lo sé, porque lo he vivido. Es frustrante tener que buscar facturas, contratos, memorias, correos electrónicos con mensajes importantes y tener ante ti -como resultado de la consulta- un extenso listado con sugerencias imprecisas.
O quizás estás en otra comprometida posición...
Puede ser que tu empresa gestiona un gran volumen de documentos digitales que van de un departamento a otro, que están además almacenados en diversos sitios (Drive, Dropbox, Microsoft One Drive) y otros.
Lo peor es que en cada departamento le añaden información a sus propias versiones de dicho documento, luego este se envía a proveedores y el proveedor lo devuelve… y continúa la cadena de cambios y ediciones hasta que se formaliza en una versión final.
En muchas empresas la búsqueda o el encontrar documentos y gestión documental es una especie de lucha contra el caos y la dispersión. Encontrar el material correcto se vuelve una cuestión de suerte.
¿Reconoces como propios alguno de estos problemas aún si tienes en tu empresa una solución de gestión de procesos o un programa de gestión documental? Entonces es que algo no funciona.
Corres el peligro de que la gestión documental (digital y en papel) de tu empresa no apoye su misión. La alineación entre ambas es crítica para el éxito.
Puede ser por diversas razones.
Lo más común es que la plataforma de gestión documental no te permita visualizar bien la documentación y sus formatos.
También la herramienta podría fallar en temas de optimización, estandarización, monitoreo y evaluación de los procesos. Todos estos son elementos importantes para la ejecución de operaciones de búsqueda.
Cuando un sistema de gestión documental está bien implementado el sistema es fácil de utilizar, el documento transita por los agentes adecuados y son visibles sus transformaciones. Ya sean cambios de formatos y ediciones hasta que el documento está listo para ser entregado.
En lo que refiere a las búsquedas:
Usualmente estas herramientas crean y gestionan contenido en un solo sitio. Además facilitan las tareas de redacción, edición y listas de tareas sobre el documento.
Antes de decidirte por la implementación de un DMS, pregúntate si su función principal será archivar y facilitar la búsqueda de documentos proporcionados por otros sistemas, o generarlos y aprobarlos. Lo normal es que el objetivo de tu empresa no sea gestionar documentos sino tareas y que como resultado de estas se generen o manejen documentos. Si es este tu caso, el enfoque del DMS debe ser el primero, para que el contexto de la tarea se convertirá en el elemento principal de la búsqueda documental.
Y lo más importantes es que cualquier solución que adoptes, deberá ser fácilmente integrable con las aplicaciones que ya tienes instaladas.
Director de Desarrollo de Negocio de AgilePlan. Más de 15 años de experiencia en consultoría IT. Entusiasta de las tecnologías y fiel defensor de la evolución de los negocios.
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