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Solución de decisión colaborativa, Gestor de Comités

Las personas intervenimos en las empresas por varias razones. A veces, para aportar ideas y conocimientos que nos permitan lograr una meta común. Lo que viene siendo el trabajo colaborativo, que no es igual al trabajo en equipo. 

Muchos caemos en la tentación de confundirlos, pero la principal diferencia entre ambos es que el modelo colaborativo persigue la producción de conocimientos y no tanto la optimización de resultados. Las dinámicas de trabajo cambian. 

Lo cierto es que el trabajo colaborativo se ha convertido en una pieza vital del puzle de las empresas, especialmente durante la pandemia COVID-19, por eso de coordinarse hacia un objetivo compartido y sacar adelante las tareas. Incluso, durante el teletrabajo. 

Una de las formas de trabajo colaborativo es la toma de decisiones por órganos colegiados, como son los comités, y para ello contamos con la mejor herramienta para organizar la toma de decisiones sobre los asuntos que tenga que tratar la entidad: el Gestor de Comités de Cibernos.

 

Qué es la toma de decisiones colaborativa y para qué sirve

Es una forma de organizar los asuntos a tratar (aprobar es solo una de las alternativas posibles) donde varias personas o integrantes del comité participan de forma conjunta y descentralizada para la toma de decisiones en los ámbitos de su competencia. Desde luego, internet y las TIC tienen mucho que aportar para que ese proceso sea ágil, documentado y asíncrono para no requerir desplazamientos salvo para temas que por su especial delicadeza requieran la presencia física de los participantes.

¿El resultado? 

  • Rapidez en el cierre de convocatorias, al no estar sujetas a las limitaciones de desplazamientos y viajes.
  • Fomento del acceso actualizado a los documentos de cada asunto, evitando malos entendidos y la toma de decisiones basadas en versiones antiguas de documentos. 
  • Fácil participación de todos los usuarios en función de su rol como promotor, secretario, decisor, consultor o  informado.
  • Optimiza los recursos al evitar desplazamientos y viajes que además de coste supone una molestia personal.
  • Facilita la intervención de grupos de trabajos complementarios cuando en alguna convocatoria y para algún asunto en particular se requiere alguna tarea adicional.
  • Facilita el acceso a las actas de cada convocatoria, lo que aporta transparencia en la gestión realizada.
  • Vuelca la información de negocio: determinados tipos de asunto pueden complementarse con una pestaña con datos de negocio. Estos datos de negocio se incorporarán de forma automática a otros sistemas cuando el asunto asociado haya sido aprobado (por ejemplo: desde el Comité de Nuevos Productos se incorpora al catálogo el nuevo producto aprobado).

 

Ya debes tener la respuesta a cómo hacer para organizar tantas partes implicadas sin perjudicar al trabajo o a los resultados. Efectivamente, la respuesta está en el Gestor de Comités.

Cada minuto cuenta en los resultados de tu empresa. Por este motivo, es importante optimizar tus reuniones con el fin de incrementar la productividad. Las compañías necesitan maximizar el rendimiento, pero eso solo pueden conseguirlo aprendiendo a gestionar sus reuniones de manera eficaz, y especialmente aquellas que realizan con altos cargos y que conllevan un coste elevado. 

¿El buen gobierno de tus comités te supone un arduo trabajo de coordinación? El Gestor de Comités es la mejor solución organizativa que resuelve este problema.

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Los 5 objetivos de implantar el Gestor de Comités para fomentar el trabajo colaborativo 

¿Inviertes demasiado tiempo en gestionar y organizar tus convocatorias? ¿No sabes fácilmente el estado de cada asunto y a la espera de qué comité está?.  Párate. Piensa. Y actúa. Queremos compartir contigo qué objetivos deberíamos pedir a esta herramienta:

  1. Aumentar la flexibilidad en la gestión de asuntos y comités.
  2. Mejorar la coordinación sin que los participantes se encuentren presencialmente.
  3. Obtener la trazabilidad de todo lo realizado por cada miembro.
  4. Aumentar la eficiencia con la automatización de la gestión de tareas, actas, asuntos, convocatorias y toma de decisiones.
  5. Ahorrar en viajes y desplazamientos. 

Además, podemos dar un paso más ayudando a integrar esta herramienta con otros sistemas. No se trata de sustituir unas u otras, sino de complementarlas. Por este motivo, en Cibernos configuramos soluciones adaptadas a las necesidades particulares de tus clientes y ésta no es un excepción.

Se integra fácilmente con otras aplicaciones o sistemas con el fin de alimentar automáticamente nuevos asuntos o recibir las decisiones y los datos aportados por los mismos. Las áreas de organización de las empresas necesitan gestionar eficazmente los circuitos de aprobación, las iniciativas, la evaluación continua del cumplimiento, el control de proveedores, las tareas y un sinfín de tareas.

¡Empieza a hacer más ágil y colaborativo tu trabajo!

 

¿Qué problemas resuelve el Gestor de Comités?

A continuación, hemos recopilado las principales partes que resuelve esta herramienta, especialmente aquellas relacionadas con la gestión desestructurada y la concurrencia de una ingente cantidad de llamadas, mensajes y documentos en papel.

  • Exceso de tiempo elaborando/organizando/distribuyendo documentos.
  • Desconocimiento del estado de tramitación de los asuntos.
  • Ralentización en la convocatoria de los comités.
  • Falta de definición de un flujo de gestión específico para cada tipo de asunto o propuesta.

¿Necesitas reuniones altamente efectivas?

 

Conclusiones sobre las decisiones colaborativas

Transformar las empresas para hacer que todas sus áreas cooperen no solo se aplica a los trabajadores en general, sino también a los consejeros y decisores que gobiernan la compañía. Y esto es posible y además conseguirás estos logros:

  • Apoyarás la transformación digital de la compañía.
  • Fomentarás la cultura empresarial hacia la transparencia en la gestión.
  • Agilizarás la toma de decisión al contar con la información a tiempo y actualizada a su última versión.
  • Facilitarás la auto-organización de cada participante, al disminuir las convocatorias síncronas.
  • Permitirás realizar el seguimiento de las tareas complementarias pre o post convocatoria.
  • Ahorrarás tareas al poder integrarse con otros sistemas de forma automática.

“Si quieres llegar rápido, camina solo. Si quieres llegar lejos, camina en grupo”.

¿Te hacemos una demo para que veas sus características?

Sobre el autor: Eliseo Martín

Eliseo Martín

La trayectoria profesional de Eliseo está a caballo entre áreas técnicas y marketing. Actualmente trabaja en el desarrollo de nuevos productos y servicios de Cibernos, tales como "Motor de Cumplimiento", producto específico para el control del cumplimiento, y "TaaS" (Truth as a Service) que utiliza Blockchain para la protección de las evidencias que deban ser utilizadas ante litigios (secretos empresariales, cumplimiento, publicaciones de los medios, actas de comités, tramitación en las AAPP,...).