Software de gestión empresarial

Seguramente, habrás escuchado hablar del software ERP y de  cómo enfrentarse a él. ¿Cómo elegirlo? ¿Cómo implantarlo? ¿Cuáles son sus ventajas? ¿Qué supone para mi empresa? ¿Es lo mismo que un BPM? Y así, sucesivamente. 

Es el momento de resolver todas tus dudas acerca del software de gestión empresarial y hacer un recorrido por sus claves, ventajas y funcionamiento. 

¿Qué software estás buscando?

¿Qué es un software ERP y cómo elegir el mejor para mi empresa?

Se trata de un sistema de software que consiste en integrar un conjunto de programas para recopilar y gestionar datos. Pueden ser de facturación, de nóminas de los empleados, del control de stocks o sobre la cadena de producción. 

En cualquier caso, este software de gestión nos permite observar los procesos del negocio en tiempo real gracias a su integración con las bases de datos. Quizás, lo más habitual es utilizarlo en el sector manufacturero, aunque puede aplicarse con éxito a otros sectores diversos, como el marketing, el transporte o la salud. En definitiva, puedes visualizar todos los datos de negocio de tu compañía en un único sistema.

Ahora bien, ¿cómo saber si es el software más adecuado para mi negocio y mi tamaño? Toma nota de las siguientes consideraciones:

• Objetivos empresariales. 

¿Qué buscas: crecer en ventas, reducir costes…? Piensa en ello, establece objetivos claros. Estos son los más generales en el mundo empresarial, pero existen muchas otras metas particulares asociados al sector, la producción, la integración con otros sistemas, los proveedores, etc. Todos ellos te guiarán hacia el sistema más apropiado para tu compañía.

• Identifica tus necesidades. 

Está claro que cada empresa tiene sus propias necesidades, así como cuellos de botella a resolver y que varían según el tamaño, la cultura, los valores, etc. En cualquier caso, cuando los procesos de la empresa son muy comunes, un sistema ERP horizontal o generalista se convierte en la solución idónea, por la buena cobertura que ofrece a las necesidades de gestión. Sin embargo, el ERP vertical está orientado a funcionalidades específicas. Analiza tu actividad y descubre cuál es la solución que mejor se ajusta a tu negocio.

• Presupuesto. 

Es decisivo en la implantación de un software ERP, pero es conveniente no confundirlo con el coste de inversión. Cuando se apuesta por un ERP es importante asegurarse de que cubre todas nuestras necesidades clave, así como contar con la garantía de que será capaz de atender otras nuevas que están por llegar. Invierte para obtener mayor valor en el medio y largo plazo, no por el coste que te suponga en el presente. Ten en cuenta además que muchos se prestan en modalidad de pago por uso y por suscripción, que son variantes financieras que pueden ser más adecuadas que una compra (capex).

• Escenario futuro. 

A la hora de elegir tu software de gestión empresarial, es importante analizar las garantías que ofrecen los fabricantes de sus productos en relación a si la evolución del software contempla este tipo de escenario tecnológico tan cambiante. No sabemos qué ocurrirá en un futuro. A este paso, podemos esperar cualquier cosa. Sin embargo, sea cual sea la evolución, debemos decantarnos por un software ERP con capacidad de adaptación y evolución futura. 

Revisa su acceso a través de dispositivos móviles, la experiencia previa de los usuarios, el nivel de reporting, las capacidades de personalización y la curva de aprendizaje, entre otras cosas. Te ayudarán a escoger un software de gestión que se ajusta perfectamente a tus necesidades y que funciona como la seda. 

¿Cuándo es beneficioso contar con un software de gestión?

En realidad contar con un ERP presenta muchísimas ventajas para escenarios diversos. Quizás, los más eficaces e den en:

• La gestión de la cadena de suministros. 

• La gestión de recursos humanos y sus nóminas.

• La reducción de los costes de las órdenes de compra. 

• La reducción de tareas redundantes con la automatización.

• La estandarización de temas críticos de la cadena de producción.

• La planificación de proyectos.

• La gestión de los datos financieros y de contabilidad. 

¿Tienes claro cómo, cuándo y por qué utilizar un software de gestión en tu negocio? Nos encontramos en un momento donde los ERP evoluciona en virtud de todos los avances que operan en Business Intelligence, las redes sociales, los dispositivos móviles, la integración, etc. Por tanto, no es una herramienta obsoleta, como muchos creen, sino una solución que evoluciona con las nuevas necesidades de las organizaciones. 

Algunas metodologías de implementación de un ERP son: ASAP, AIM, SureStep y otras metodologías agile de implementación, como Extreme Programming XP, Scrum y Kanban. 

¿Confundes ERP con BPM?

No eres el único. Sin embargo, es conveniente conocer sus principales diferentes. Por un lado, el ERP es una herramienta de almacenamiento de datos de distintas áreas en un solo sitio, mientras que el BPM es la automatización de procesos de negocio más centrada en cómo las personas comparten, se informan y deciden. 

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