Reuniones eficaces durante el teletrabajo

Tener reuniones eficaces siempre ha sido un punto importante. Tenerlas durante el teletrabajo lo es aún más. La pandemia ocasionada por el COVID-19 no tiene por qué ser un hándicap que ponga en tela de juicio la eficacia de nuestras juntas corporativas, sino un reto a superar para fortalecer la comunicación interna de la empresa.

¿Quieres saber cómo organizar reuniones eficaces durante el teletrabajo? Acompáñanos.

Teletrabajo y reuniones remotas

Las empresas necesitan incrementar el rendimiento y mejorar la productividad, pero para conseguirlo hace falta aprender a gestionar las reuniones con eficacia. Sobre todo, aquellas que se hacen entre altos cargos y que conllevan un coste elevado. El buen gobierno requiere un arduo trabajo de coordinación entre miembros que pueden estar geográficamente dispersos. 

El teletrabajo ha llegado para quedarse, y no nos queda más remedio que adaptar nuestras formas de trabajar. Es la manera más rápida con la que las empresas han hecho frente al coronavirus. No obstante, esta modalidad supone un gran desafío para los gerentes de Recursos Humanos (RRHH) y el resto de la compañía, pues deben ayudar al personal a adaptarse a esta nueva realidad. No podíamos olvidar la eficacia de las reuniones como parte de este gran reto.

¿Cómo conseguirlo?

8 consejos para organizar reuniones decisorias durante el teletrabajo

A continuación, vamos a darte 8 consejos para realizar reuniones remotas síncronas y asíncronas con el fin de evitar traslados y viajes:

1. Deja que solo las personas autorizadas puedan dar de alta los asuntos o propuestas. Evitarás hacer filtros previos para identificar si es un asunto para una reunión decisoria o no.
2. Actúa en función del rol de cada uno. Aplicable a distintos perfiles profesionales (Promotor, Secretario, Decisor, Informado y Participante).
3. Envía y recibe notificaciones y avisos lanzados a través del correo electrónico. Cada aviso puede corresponder a una labor del usuario. 
4. Genera automáticamente las órdenes del día. Esto puede depender de la antigüedad o de las prioridades de los asuntos que se den de alta o que deriven de otro comité.
5. Prioriza automáticamente los asuntos. Cada uno puede llevar implícita una prioridad para que la generación de órdenes lo tenga en cuenta.
6. Realiza reuniones remotas síncronas. El decisor puede recibir una ventana horaria de toma de decisión de cada ítem para cada convocatoria.
7. Genera automáticamente las actas de cada reunión con los comentarios y revisiones correspondientes a cada asunto.
8. Alimenta los asuntos de forma automática. Puede que tus clientes cuenten con productos que generan temas o asuntos para reuniones decisorias.

La organización de comités es un punto muy importante para las empresas. Y las reuniones eficaces son una de las asignaturas pendientes de las empresas en la actualidad. 

¿Cuáles son las ventajas de hacer reuniones de calidad entre los miembros?

Si tu empresa tiene una estructura compleja y geográficamente dispersa, seguro que sabes lo complicado que resulta tomar decisiones. Coordinarse, planificar, convocar, recopilar información y distribuir resultados requiere organización, ¿y qué mejor forma de conseguir tus reuniones eficaces que a través de la automatización?

• Ganarás flexibilidad para gestionar los comités y asuntos.
• Obtendrás trazabilidad de lo realizado por cada uno de los responsables.
• Todos manejarán la misma información
• Ahorrarás en viajes, desplazamientos y, evidentemente, tiempo.
• Serás más eficiente en la gestión de actas, tareas, convocatorias y toma de decisiones.
• Mejorarás la coordinación sin necesidad de que los participantes se encuentren físicamente.

Cada minuto cuenta dentro de la compañía. Por eso, es importante gestionar el tiempo invertido en las reuniones de manera eficaz. Alrededor del 97% de las decisiones que se toman a diario en la empresas no se basan en datos, ni tienen a mano la información que necesitan en tiempo real para conocer el estado de sus tareas y organizar reuniones. Y esta es la principal señal de que falta agilidad en los procesos de gestión.

¿A quién se dirige la automatización de procesos?

Es cierto que cuando se apuesta por una solución de reuniones eficaces se ve beneficiada toda la empresa, pero las de gestión de procesos y reuniones se dirigen, sobre todo, a Patronatos, Juntas de Gobierno, Consejos de Administración, etc. En definitiva, roles como el del Proponente, Secretario, Decisor, Colaborador e Informados. 

Desde luego, este tipo de soluciones colaborativas vienen como anillo al dedo a todas esas empresas que están teletrabajando, o lo hacen físicamente pero van creciendo y la organización de reuniones y comités se va convirtiendo en algo cada vez más habitual.

Piensa… ¿Participan muchas personas en las reuniones de tu empresa? ¿Están dispersos en ciudades o países diferentes? ¿Hay que tomar decisiones sobre los asuntos que se tratan en ellas?

Muchas veces, los miembros se olvidan de informar de los cambios o desconocen los temas de los que se va a hablar, por lo que resulta muy complicado sacar conclusiones. Ha llegado el momento de optimizar el tiempo de tus directivos. Aunque teletrabajéis, no podéis dejar de tomar decisiones.