logo-cibernos

¿Quieres estar al día con las noticias de Cibernos LATAM?

Noticias Cibernos LATAM
 

Productividad y tele-trabajo

Una de las mayores preocupaciones que la situación de la pandemia COVID-19 ha generado es cómo controlamos la actividad de nuestros empleados cuando tele-trabajan.

Para ello existen varias formas de hacerlo y vamos a comentar algunas de ellas, analizar sus pros y contras para facilitar la identificación del mejor método para cada organización y departamento.

¿Es la gestión por tareas la solución?

Vamos a dar un vistazo a las alternativas disponibles:

  • Control basado en la comprobación de que los empleados están en su puesto y documentación manipulada.
    • Modo de control: el control lo ejecuta la figura del "capataz" que verifica que todos están en sus puestos realizando alguna labor. Y allí donde esta figura no existe, o no se considera adecuada, siempre se puede contar el apoyo sensores de presencia.
    • Pros: No requiere diseñar tareas concretas específicas, sin o de forma general
    • Contras: No hay control real de lo que están realizando, ni en cuanto a calidad ni en cuanto a cantidad.
    • Aplicación habitual: puestos de atención presencial o telefónica.
  • Control basado en el seguimiento de los rastros que deja su actividad en los sistemas.
    • Modo de control: No hay control de presencia, ni local ni remoto, sino que lo que se mide es la actividad realizada.
    • Pros: Con un buen cuadro de mandos alimentado por estos sistemas se puede inferir la actividad realizada por cada empleado.
    • Contras: Requiere disponer de herramientas de reporting que extraigan la información de los sistemas operacionales.
    • Aplicación habitual: Por ejemplo en entornos donde todos los procesos estén digitalizados y soportados en sistemas (ERP, CRM, aplicaciones de gestión por procesos, ...).
  • Control basado en detectar el tipo y número de los procesos realizados desde un ordenador concreto.
    • Modo de control: Se instala y activa un programa en el ordenador del empleado que recoge de forma pasiva la actividad del empleado (con qué aplicaciones o a qué URL’s invoca) e identifica las operaciones que realiza por comparación con unos patrones prefijados por tipo de operación.
    • Pros: Se recoge la actividad de forma pasiva y nada intrusiva con las acciones del empleado en ese puesto.
    • Contras: Requiere de la elaboración de plantillas de comportamiento para cada tipo de proceso realizado en ese puesto y la instalación de la herramienta de monitorización correspondiente y su constante mantenimiento si los procedimientos cambian.
    • Aplicación habitual: Agentes de backoffice que realizan trámites en cualquiera de los sectores (en especial banca, seguros, teleco, AAPP, ...).
  • Control basado en la generación y asignación de tareas.
    • Modo de control: La empresa organiza el trabajo en lotes, que denominamos tareas, para su asignación a los empleados con un perfil compatible.
    • Pros: Facilita la asignación automática y el control de las tareas adjudicadas.
    • Contras: Requiere un cambio de mentalidad ante esta nueva forma de trabajar.
    • Aplicación habitual: Muy aplicable al tele-trabajo y a cualquier actividad que se acomode a esta modalidad.

¿Es la gestión por tareas la mejor forma de gestionar recursos remotos?

Ya hemos mencionado en el apartado anterior los pros y los contras de cada modalidad, debiendo optar cada organización, e incluso cada una de sus áreas, por el modelo que mejor se acomode a sus necesidades y capacidad de gestión. Suponiendo que una "gestión por tareas" sea el método elegido, vamos a comentar cómo se puede llevar a cabo este planteamiento sabiendo que es probablemente la que más esfuerzo nos va a exigir, tanto en la modificación de los procedimientos como en el cambio de cultura que implica. Vamos a entrar en detalles.

tareas

 

¿En qué consiste ese cambio cultural?

Principalmente afecta a aspectos:

  • Relacionados con RRHH: Cambios en la forma de controlar el trabajo y reformular la remuneración por las tareas realizadas.

La remuneración al empleado pasa de ser un pago por horas, a un pago relacionado con la cantidad y calidad del trabajo realizado. Este cambio implica un nuevo convenio entre las partes, la empresa y el empleado, que deberá regir estas nuevas condiciones laborales.

  • Relacionados con la Operación: Implica una estructuración y control del trabajo en base a tareas.

Claramente este es el que requiere más esfuerzo de adaptación de los modos de trabajo existentes y de ello su éxito futuro.

¿Cómo deben diseñarse estas tareas?

Las tareas deben generarse con el siguiente criterio e información asociada:

  • Con una tipología bien identificada que permita su asignación automática a los empleados.
  • Tener un alcance concreto y bien determinado de lo que hay que hacer.
  • Con una estimación del esfuerzo necesario para su realización, medido en horas.
  • Un responsable identificado para cada tarea.
  • Con un criterio claro para valorar la validez y calidad del trabajo realizado (este es tal vez lo que origina más problemas si no está bien concebido).
  • Una ventana de tiempo para su ejecución.
  • Y un contravalor económico, tanto si los empleados son de la organización como si no.

 

Nueva forma para la Evaluación, Desempeño y Remuneración

Uno de los pilares es que cada tarea tiene asociado un criterio claro para la evaluación del cumplimiento del alcance solicitado y de la calidad de su ejecución. Del primero se determina si la tarea se ha completado satisfactoriamente y tendrá reflejo en la remuneración por el trabajo realizado. Con el segundo se determina la calidad con el que ha sido realizada y por ello una evaluación del trabajo en cada tarea. Así obtendremos un indicador acumulado del desempeño del empleado en cantidad y calidad.

¿Se necesita algo más?

Asumido este cambio, recuerdo al lector que estamos pensando en un ambiente de tele-trabajo, propondremos otras consideraciones que se deberían tener en cuenta para garantizar su éxito:

  • Disponer de un entorno motivacional, que sitúe al empleado en el centro de la actividad de la empresa, y no en un extremo. Esto es siempre importante, pero es crítico en la modalidad de tele-trabajo, para así evitar el aislamiento y la desafección.
  • Contar con comunicaciones complementarias al objeto de la actividad del empleado, lo que denominaremos comunicaciones de “contexto de empresa”.
  • Habilitar un canal para gestionar la resolución de conflictos e incidencias.
  • Disponer de un control riguroso de la asignación de recursos TIC a los empleados en función de sus necesidades.
  • Diseñar las tareas para ser fácilmente evaluadas, ya que no puede costar más esfuerzo controlarlas que hacerlas.
  • Asociar el control del desempeño con la calidad observada en las tareas realizadas, de la forma más objetiva posible.

Para finalizar, un aspecto normalmente poco considerado: el nuevo entorno laboral. Se trata de convertir el domicilio en una "nueva oficina" y no en un entorno de trabajo improvisado.

Para ello se requieren condiciones ergonómicas en los siguientes elementos:

  • Disponibilidad de una estancia correctamente iluminada y climatizada.
  • Disponibilidad de un ordenador apto para el trabajo a realizar. Si lo proporciona la propia empresa se podrá garantizar además la homogeneidad de las herramientas y un modo más seguro de conexión al entorno corporativo (antivirus, antimalware, VPN, escritorios remotos, …).
  • Disponibilidad del mobiliario adecuado. No vale cualquier mesa, de una altura no adecuada y cualquier silla con 5 ruedas. Son muchas horas diarias las que el empleado pasará en ese entorno y el no disponer de los medios adecuados le generará a la larga problemas de salud .

¿Cómo te podemos ayudar desde Cibernos?

Nuestro porfolio especifico para el control de la productividad de los tele-trabajadores se resume en estos 4 puntos:

  • Monitorización del puesto de trabajo de forma pasiva: Task Monitoring.

Y si quieres iniciar el viaje hacia una gestión por tareas, te proponemos:

  • Ayuda para la migración ordenada hacia una gestión por tareas: Consultoría.
  • Un entorno motivacional de apoyo a los tele-trabajadores: eMotiva.
  • Un sistema de gestión y organización de la producción “orientado a tareas”: Ciberjobs.

¿Iniciamos este camino juntos?

auditoría de seguridad de redes e infraestructuras

Sobre el autor: Eliseo Martín

Eliseo Martín

La trayectoria profesional de Eliseo está a caballo entre áreas técnicas y marketing. Actualmente trabaja en el desarrollo de nuevos productos y servicios de Cibernos, tales como "Motor de Cumplimiento", producto específico para el control del cumplimiento, y "TaaS" (Truth as a Service) que utiliza Blockchain para la protección de las evidencias que deban ser utilizadas ante litigios (propiedad intelectual, propiedad industrial, cumplimiento, publicaciones de los medios, actas de comités, tramitación en las AAPP,...).

Dejar un comentario

Sigue los pasos de un recorrido integral de cumplimiento