Por qué es esencial contar con un sistema de trazabilidad

¿Cómo haces seguimiento de los asuntos importantes de la empresa? ¿Quieres facilitar la toma de decisiones entre los participantes?

Seguramente, a ti también te ha pasado que no recuerdas dónde pusiste las llaves del coche, lo que comiste ayer o cuándo fue la última vez que viste a un amigo. En ese instante, tu mente se pone a trabajar para conectar eventos, recuerdos y vivencias en busca de un resultado. La trazabilidad en la empresa funciona de manera muy similar.

Acompáñanos en este artículo y descubre para qué sirve un sistema de trazabilidad en la empresa.

Qué es la trazabilidad en la empresa

Es el proceso por el que se rastrea un proceso o un producto a lo largo de toda su vida útil, desde su origen hasta su destino final. Puede utilizarse en la empresa para seguir el estado de un asunto, rastrear un producto en una cadena de suministro o conocer el impacto ambiental de un servicio. Gracias a la trazabilidad es posible conocer en un momento exacto la trayectoria o el histórico de un determinado producto. Para ello, se utilizan herramientas como: sistemas de gestión de suministro, de calidad, de asuntos, etc.

Aumentar la transparencia o mejorar la calidad de los procesos son algunos de los motivos para contar con un sistema de trazabilidad, pero no son los únicos.

Las 8 razones para contar con un sistema de trazabilidad de asuntos en la empresa

La trazabilidad de asuntos es una forma de gestión de la información que permite a las empresas rastrear y administrar los datos y la documentación asociados a un asunto específico. Puede simplificar y mejorar el seguimiento de los asuntos clave de la organización, lo que a su vez puede mejorar la toma de decisiones y la eficiencia general.

He aquí los motivos para contar con este tipo de sistemas:

• Obtener una visión global de las partes que participan

Con un sistema de trazabilidad, las partes encargadas de seguir el progreso de un asunto pueden tener una visión general de todos los pasos que se han dado y del estado actual del mismo (quiénes participan en el proceso y qué se genera en cada etapa). 

• Aumentar la eficiencia en los procesos 

El rastreo del movimiento de los productos a lo largo de toda su cadena de suministro, o de un asunto en todas sus etapas, permite identificar y corregir problemas, aumentando la eficiencia y reduciendo los costes.

• Facilita el trabajo en equipo

Cualquier persona que necesite consultar el historial de un asunto puede hacerlo fácilmente. Además, el sistema de trazabilidad puede generar informes para ayudar a tomar mejores decisiones sobre el futuro del asunto.

• Mejora el rendimiento 

La trazabilidad permite rastrear y documentar el progreso de un asunto a lo largo de su ciclo de vida. Esto permite a las empresas seguir el progreso y asegurarse de que se están abordando de forma eficiente.

• Identifica posibles problemas

La identificación y la solución de problemas en el proceso de un asunto es mucho más sencilla con un sistema de trazabilidad. Esto facilita la solución de problemas antes de que se conviertan en una amenaza para el éxito del asunto.

• Mejora la calidad de la información y la toma de decisiones

Los usuarios pueden rastrear y comprender fácilmente la historia de un asunto a lo largo del tiempo, así como identificar y resolver fallos en la calidad de los datos y mejorar la toma de decisiones final. 

• Favorecer la transparencia y la rendición de cuentas

Gracias al registro de la información en cada una de las etapas del asunto, las empresas pueden demostrar su transparencia, algo especialmente útil para mejorar su reputación.

• Prioriza asuntos 

Gracias a la disponibilidad de la información, también es posible determinar con rapidez cuáles son los asuntos de mayor prioridad, así como evitar retrasos.

¡Deja constancia de las decisiones tomadas!

Dónde se aplica la trazabilidad 

El uso de un sistema de trazabilidad puede ser satisfactorio para todas las áreas y sectores empresariales, ya que permite rastrear productos, materiales y decisiones a través de todas sus etapas. A continuación, te presentamos algunos casos de uso:

• Trazabilidad de asuntos

Puede utilizarse en comités para dejar constancia de las decisiones que se han tomado durante el mismo con respecto a un asunto concreto de la empresa.

• Trazabilidad de cadena

Para monitorear todo el proceso de un producto, desde la adquisición de las materias primas hasta la mecanización, la distribución, la venta y la entra al cliente final.

• Trazabilidad interna

En procesos de fabricación para recopilar datos sobre lo que se ha hecho en los procesos, desde la aceptación de las materias primas hasta el envío de los productos.

• Trazabilidad de procesos

Incluye la logística y la distribución del producto al cliente final. En este tipo de trazabilidad es importante monitorear el proceso de transporte. 

Cabe destacar que dentro de la trazabilidad de productos podemos diferenciar entre trazabilidad ascendente (proceso de rastrear los ingredientes y materiales de un producto desde su origen hasta el punto de venta) y descendente (es el proceso de rastrear los productos a través de todas las etapas de la cadena de suministro hasta el punto de origen con el fin de identificar y rastrear los lotes, analizar su rendimiento, etc. Es fundamental para el control de calidad y la gestión de riesgos en muchas industrias).

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