Gestiona tus servicios empresariales con Jira Service Management, una plataforma completa de automatización y seguimiento de tareas, equipos y procesos

En el marco organizacional actual en constante cambio, la agilidad y la colaboración se han convertido en elementos clave para el éxito. Tradicionalmente, la gestión de servicios ha estado fragmentada, con diferentes equipos trabajando en silos aislados. Esto ha dificultado la comunicación, la eficiencia y la capacidad de respuesta ante las necesidades cambiantes del negocio.

Jira Service Management elimina estas barreras al ofrecer una plataforma unificada que reúne a los equipos de TI, negocio y operaciones. En este artículo, exploraremos todas sus funcionalidades y demostraremos cómo puede ayudar a los equipos a gestionar y dominar todos los servicios que reúnen estas áreas de la empresa.

¿Qué es Jira Service Management?

Uno de los principales objetivos de Atlassian es proporcionar software de colaboración en equipo dentro de una organización. El reto que querían abordar con la creación de Jira Service Management era crear una solución integral que pudiera romper las barreras de comunicación entre los equipos de Desarrollo y Operaciones. Poniendo énfasis en que no se requiere ningún código, es decir, simplemente se utilizarán las herramientas que Jira ofrece de forma nativa.

Jira Service Management ofrece una solución integral para que las empresas puedan gestionar sus servicios de forma eficiente y centralizada. Esta herramienta intuitiva y fácil de usar permite a todos los departamentos trabajar juntos para:

• Mejorar la colaboración: La información fluye libremente entre los equipos, lo que facilita la resolución conjunta de problemas y la toma de decisiones más rápida.
  
  
• Ofrecer una excelente experiencia al cliente: Los empleados y clientes pueden solicitar ayuda de forma sencilla a través de un único portal, y sus solicitudes se resuelven de forma rápida y eficiente.
  
  
• Adaptarse a los cambios del negocio: La plataforma es flexible y escalable, lo que permite a las empresas adaptarse a las nuevas necesidades del mercado.
  
  

Funcionalidades de Jira Service Management

Jira Service Management ofrece un conjunto completo de herramientas para optimizar la gestión de servicios en tu empresa. Estas funcionalidades permiten transformar la forma en que operas y mejorar significativamente la eficiencia, la colaboración y la satisfacción del cliente. Veamos en detalle cada una de ellas:

Gestión de solicitudes de asistencia

• Portal de autoservicio: Se puede crear un portal intuitivo y personalizable para que los empleados obtengan ayuda rápidamente y los equipos optimicen el trabajo entrante. Cada equipo puede crear fácilmente su propio centro de asistencia.
  
  
• Optimización del flujo de trabajo: El proceso de asignación y resolución de solicitudes se agiliza, lo que permite que los equipos trabajen de forma más eficiente y reduzcan el tiempo de respuesta.
  
  
• Centros de asistencia por equipo: Se empodera a cada departamento para crear y gestionar su propio centro de asistencia, adaptándolo a sus necesidades específicas.
  
  

Gestión del conocimiento

• Base de conocimientos completa: El portal de autoservicio incluye una base de conocimientos integral que permite a los empleados encontrar fácilmente respuestas a preguntas frecuentes y soluciones a problemas comunes.
  
  
• Desvío automático de solicitudes: Se destacan los artículos más relevantes en la base de conocimientos para reducir el volumen de solicitudes entrantes y liberar tiempo al equipo de soporte.
  
  

Creación de formularios dinámicos y personalizados

• Generador de formularios sin código: Jira permite diseñar formularios intuitivos y adaptables a las necesidades específicas de cada solicitud, sin necesidad de conocimientos técnicos. Aquí se muestran únicamente los campos relevantes para cada caso, evitando confusiones y agilizando la recopilación de datos esenciales.
  
  
• Plantillas predefinidas: Se puede acceder a una amplia biblioteca de plantillas predefinidas para diversos tipos de solicitudes, ahorrando tiempo y esfuerzo.
  
  

Delegación segura de la administración

• Permisos de administración delegados: Esta herramienta permite democratizar la gestión de servicios delegando permisos de administración a los propietarios de proyectos, para que puedan gestionar su propio centro de asistencia y tomar decisiones de forma autónoma. Esto facilita que los equipos resuelvan problemas de forma más rápida y eficiente, sin necesidad de una supervisión central constante.
  
  
• Visibilidad y control centralizados: Los equipos tienen una visión general del rendimiento de la gestión de servicios desde una única plataforma, asegurando la alineación estratégica.
  
  

Integración de las comunicaciones

• Sincronización con herramientas de chat: Los empleados pueden solicitar ayuda y recibir asistencia directamente desde sus herramientas de chat favoritas, como Slack o Microsoft Teams.
  
  
• Centralización de la información: Se accede a un registro completo del historial de conversaciones y resoluciones de problemas en un solo lugar, optimizando el seguimiento y la gestión del conocimiento.
  
  

Gestión integral de activos

• Almacenamiento y organización de información sobre activos: Se mantiene un registro detallado de servidores, flotas, equipos y otros recursos importantes, centralizando la información en un único lugar.
  
  
• Optimización de la utilización y el mantenimiento: Se obtiene información valiosa para tomar decisiones estratégicas sobre la gestión de activos, reduciendo costes y aumentando la eficiencia operativa.
  
  
• Reducción de costes y mayor vida útil: Se aprovecha al máximo los activos y se prolonga su vida útil, optimizando los recursos de la empresa.
  
  

¿Jira Service Management se puede integrar con otras herramientas?

Jira Service Management no funciona de forma aislada. Se integra a la perfección con el ecosistema de herramientas de Atlassian, entre las que se incluyen:

• Jira Software: Es una herramienta para la gestión de proyectos ágiles, que permite planificar, organizar y ejecutar proyectos de forma eficiente.
  
  
• Jira Core: Se trata de la herramienta más versátil de Atlassian, utilizada para gestionar proyectos de cualquier ámbito, desde eCommerce y marketing hasta RRHH y operaciones. 

Jira Service Management se integra a la perfección con Jira Core, permitiéndote centralizar la información y optimizar los procesos en toda la empresa.

Pero las integraciones no se limitan al ecosistema de Atlassian. Jira Service Management tiene la capacidad de integrarse de forma efectiva con más de un centenar de herramientas externas de diferentes fabricantes y con fines distintos. Esto te permite conectar Jira Service Management con las herramientas que ya utilizas en tu empresa, como CRM, sistemas de contabilidad, herramientas de colaboración y mucho más.

De esta manera, Jira Service Management se convierte en una plataforma integral que abarca toda la problemática ligada a cualquier departamento de una empresa. Desde la gestión ágil de los equipos de desarrollo hasta el soporte a usuarios, Jira Service Management te ofrece las herramientas y funcionalidades que necesitas para optimizar la gestión de servicios en toda la organización.

Ventajas de implementar Jira Service Management

Jira Service Management (JSM) va más allá de una simple herramienta de gestión de tickets. Permite a los equipos trabajar de forma más inteligente, no más intensa, a través de la automatización, la colaboración en tiempo real, sofisticadas herramientas de gestión de servicios y una interfaz fácil de usar. A continuación, profundizaremos en las ventajas de JSM para las empresas y los equipos de soporte:

• Prestación de servicios eficiente

Jira Service Management permite a las organizaciones optimizar su prestación de servicios. Proporciona una plataforma centralizada para capturar, priorizar y resolver las solicitudes de servicio con el fin de acelerar los procesos de soporte y aumentar la eficiencia.

• Mejora de la satisfacción del cliente

Al gestionar las solicitudes de servicio de forma rápida y eficaz, las empresas pueden aumentar la satisfacción del cliente. La gestión de servicios de Jira ofrece opciones de autoservicio para los usuarios finales y permite definir y supervisar los acuerdos de nivel de servicio (SLA) para garantizar que las solicitudes de los clientes se gestionan a tiempo.

• Mejor colaboración

JSM actúa como un eje central, fomentando la colaboración en tiempo real entre los equipos de soporte, los equipos de desarrollo y el resto de departamentos de una organización.  Los usuarios pueden seguir el progreso de los tickets, los agentes pueden solicitar aclaraciones directamente dentro de los tickets y los debates con comentarios en directo garantizan que todos estén de acuerdo. 

Además, la integración con otras herramientas de Atlassian, como Jira Software y Confluence, permite compartir información sin problemas y mejorar la colaboración en la resolución de problemas.

• Flexibilidad y personalización

La herramienta de JSM se puede personalizar para satisfacer las necesidades específicas de una organización. Permite la creación de flujos de trabajo, formularios, campos y reglas de automatización personalizados.

• Fácil de usar

JSM ofrece plantillas preconfiguradas para varios departamentos, lo que permite una configuración e implantación rápidas. Además, los portales personalizables permiten a los usuarios y a los miembros del equipo interactuar de forma eficaz. El portal puede personalizarse para que coincida con la identidad de tu empresa, creando una experiencia de usuario perfecta.

• Solución rentable

La estructura de precios flexible de JSM se adapta a empresas de todos los tamaños. Tanto si se trata de un equipo pequeño como de una empresa en crecimiento, JSM se adapta a tus necesidades sin necesidad de cambiar de plataforma.

Es hora de potenciar los flujos de trabajo de tu empresa

En Cibernos, como expertos del ecosistema Atlassian, sabemos que contar con una buena herramienta de gestión de servicios es fundamental por varias razones.

En primer lugar, ayuda a los equipos a operar de forma interfuncional dentro de las organizaciones y a comunicarse sin problemas con sus clientes y socios fuera de la organización. Te permite automatizar el trabajo rutinario y acelerar los flujos de trabajo para que todo tu equipo pueda centrarse en lo que verdaderamente importa. 

Elegir Jira Service Management como tu herramienta de gestión de servicios es crucial si quieres ofrecer experiencias de servicio excepcionales rápidamente, sin la complejidad de las soluciones de gestión de servicios tradicionales. 

¿Listo para experimentar los beneficios de la automatización, la colaboración y la potente gestión de servicios? Ponte en contacto con nuestros especialistas y explora Jira Service Management hoy mismo.