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El papel de la automatización en la gestión de comités

Vivimos en un mundo cada vez más globalizado, más interconectado y más competitivo. Mejorar es una obligación intrínseca a las empresas, sobre todo para lograr la satisfacción que sus clientes, empleados y accionistas esperan.

En este post queremos compartir contigo la problemática de organización de los asuntos, convocatorias y gestión de actas con las que se encuentran algunas organizaciones. Por eso, surge la siguiente pregunta: ¿qué papel cumple la automatización en la gestión de comités?

Os lo contamos a continuación.

Problemas para gestionar con eficiencia y buen gobierno

Es el objetivo prioritario de toda empresa. Sin embargo, hay algo que trunca este sueño. A menudo, las compañías con estructuras complejas y geográficamente dispersas, tal y como los Consejos de Administración, Patronatos, Juntas del Gobierno, etc., encuentran una gran complejidad a la hora de agendar, coordinar, compartir, recoger diferentes asuntos, etc.

Como consecuencia, llevan a cabo una gestión poco acertada que se aleja del buen gobierno y que se manifiesta en una mala coordinación de las decisiones. ¿Qué significa esto? Que necesitan una solución a este problema. Con ese objetivo, algunos expertos en desarrollo tecnológico y traslado de sistemas tradicionales al mundo virtual han logrado aportar:

  • La elaboración automática del libro de Actas para cada Órgano de Gobierno.
  • Alimentación automática de catálogos de negocio generados a partir de la aprobación de los asuntos. Por ejemplo: nuevos productos. Así, se recogen los datos de negocio del asunto y se publican en el catálogo de Productos, estando disponible para el resto de la organización.

Ante esta cuestión, nuestros expertos en la gestión y toma de decisiones por Comités han logrado crear un sistema capaz de agilizar y automatizar la toma de decisiones de Órganos de Gobierno.

¿Qué tipos de Gobierno y Reunión pueden beneficiarse?

Por un lado, nos encontramos con órganos de decisión colegiados con Secretario, donde éste es el encargado de organizar las convocatorias, órdenes del día y de recoger las decisiones que se toman, así como reflejarlas en el Acta correspondiente. Y, por otro lado, están los que la figura de Secretario no existe. En este caso, los decisores y participantes se reúnen a su voluntad agendando ellos mismos las convocatorias, resultando este método idóneo para aquellos comités que requieran mucha agilidad.

Por otro lado, y atendiendo a las reuniones, nos encontramos con las físicas (aquí se incluyen las asistencias por videoconferencia) y las virtuales. Las primeras de ellas llevan a cabo la toma de decisiones de forma síncrona, mientras que en la segunda se realiza de forma asíncrona, pero en una ventana horaria determinada en cada convocatoria. Una vez finalizada, el Secretario debe elaborar el Acta con los comentarios y decisiones aportadas por los participantes.

automatización de gestión de comités

En general, son muchos los elementos que intervienen en el buen Gobierno: desde los tipos de asunto, que determinan las decisiones habilitadas para cada tipo, hasta Comités, Actas, Catálogos, Decisiones y Tareas. Como puedes ver, se trata de gran cantidad de aspectos que requieren de una buena gestión.

¿Una solución eficaz?

Algunos expertos han trabajado para desarrollar soluciones adaptadas y actualizadas al panorama actual que acecha a las diversas funciones de los Órganos de Gobierno. Saben que gestionar con eficacia y eficiencia es un reto en sí mismo, por eso necesitan una solución que les aporte la automatización que requiere su trabajo.

Hasta el momento, algunas empresas ya han tomado conciencia de la relación que pueden establecer entre su cultura y las técnicas de la gamificación para hacer de sus labores un proceso más ameno y eficaz con el que sentirse motivados.

Tanto es así, que ya cuentan con la posibilidad de incluir la elaboración automática del Libro de Actas virtual para cada Órgano de Gobierno, y una alimentación automática de los catálogos de negocio que se generan a raíz de la aprobación de los asuntos.

En definitiva, se trata de automatizar los procesos. La automatización se ha convertido en una solución eficaz para solventar todos aquellos síntomas, problemas o dificultades con los que puedan toparse.

¿Qué beneficios puedo obtener con la automatización en la gestión de Comités?

Para poder llevar a cabo un proceso de automatización eficaz en la gestión de comités es necesario establecer reuniones, bien físicas o bien virtuales, que permitan llevar a cabo una toma de decisiones adecuada. Solo así será posible lograr:

  • Mayor agilidad y normalización en la toma de decisiones, así como en el control sobre los asuntos de la organización.
  • Trazabilidad en la tramitación, de manera que podemos hacer un seguimiento exhaustivo de quién, cuándo y cómo se actúa sobre los asuntos.
  • Ahorrar tiempo y desplazamientos, lo que se traduce, también, en una mayor economización.
  • Encadenamiento automático de asuntos entre comités.
  • Alimentación automática de los catálogos de negocio.
  • La integración con otros sistemas puede alimentar automáticamente de nuevos asuntos o recibir las decisiones sobre los mismos.
  • Gran usabilidad al poder acceder desde web, tablet y email.

Muchos gestores o secretarios de Comités se preguntan cómo hacer más ágil su trabajo. Hoy hemos querido compartir con vosotros una manera eficaz de hacerlo. Así que, si deseas facilitar y organizar tu trabajo, así como mejorar el control, no dudes en apostar por una automatización adaptada.

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Consultoría compliance: ante el nuevo paradigma

Sobre el autor: Eliseo Martín

Eliseo Martín

La trayectoria profesional de Eliseo está a caballo entre áreas técnicas y marketing. Actualmente trabaja en el desarrollo de nuevos productos y servicios de Cibernos, tales como "Motor de Cumplimiento", producto específico para el control del cumplimiento, y "TaaS" (Truth as a Service) que utiliza Blockchain para la protección de las evidencias que deban ser utilizadas ante litigios (propiedad intelectual, propiedad industrial, cumplimiento, publicaciones de los medios, actas de comités, tramitación en las AAPP,...).

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