Cómo organizar tareas sin morir en el intento

A la hora de organizar tareas es crucial que utilices una herramienta adecuada. Para ello, en Cibernos ponemos a disposición de las empresas el Gestor de Tareas GTD (Getting Things Done), una solución pensada para organizar las tareas de un departamento o empresa y realizar un correcto seguimiento de su ejecución.

Cómo organizar tareas

Para poder organizar tareas es necesario ir por partes. Lo primero es eliminar los ‘lastres’ que bloquean tu productividad y, lo segundo, utilizar una herramienta adecuada.

Para ello, deberás realizar los siguientes pasos:

• Identificar los resultados que esperas y los pasos a dar para conseguirlo.
• Identificar a la persona más adecuada para su ejecución.
• Tener clara idea de los plazos solicitados y si son asumibles.
• Organizar recordatorios para no incumplir tus propios compromisos cuando parte de las tareas las has delegado en terceras personas.
• Revisar periódicamente el avance de las tareas solicitadas y evidencias introducidas.

Principios metodológicos del GTD

La automatización de las tareas se consigue a través de los principios metodológicos del GTD, ayudan a la auto-organización a través de las siguientes actividades:

• Recopilar: el primer paso es organizar las tareas en listas para procesar.
• Procesar: tras organizarlas, se indica si se requiere o no de una acción.
• Organizar: se clasifican por tipo y tiempo de respuesta.
• Revisar: la revisión debe hacerse a diario.
• Hacer: es fundamental dedicar más tiempo a hacer que a organizar.

Es una manera efectiva de lograr automatizar tareas sin morir en el intento, para que puedas tener todo a tu disposición siempre que lo necesites, de forma ordenada, ahorrando tiempo y dinero.

Ventajas de nuestro Gestor de Tareas GTD

El gestor de Tareas GTD de Cibernos facilita la organización de las tareas personales y corporativas, de tal forma que exista una división clara y una lista de prioridades, para tratarlas según urgencia.

Se posibilita la delegación (a personas dependientes de mí) y asunción (de personas que dependen de mí)  de tareas por medio roles para que los usuarios autorizados puedan gestionar situaciones de excepción.

Otra de sus ventajas es la facilidad para controlar los plazos y las alarmas, todo ello gracias al soporte del correo electrónico para recibir notificaciones. Además, se puede integra con el backoffice.

La trazabilidad de las acciones realizadas por cada usuario queda registrada para tener certeza de cómo se ha realizado la gestión.

Flexibilidad, porque los usuarios no tienen por qué se exclusivamente de tu organización. Esto es especialmente útiles en tareas donde participan personas de diferentes entidades.

Para terminar, no podemos pasar por alto que se pueden construir cuadros de mando para analizar la carga de trabajo y optimizarlo y también almacena la traza de las decisiones y de las acciones realizadas.

¿Para quién es recomendable?

Gestor de Tareas GTD es una solución pensada para la organización eficiente en distintas entornos: empresa, autónomos, administración pública...

• Gestión de tareas no estructuradas de las AA.PP.
• Organización de tareas de proyectos, acciones comerciales o gestiones en el ámbito de las empresas.
• Coordinación de actividades para autónomos, colaboradores y sus clientes.

Se trata de una herramienta con la que es posible organizar y distribuir tareas de mayor o menor complejidad facilitando el seguimiento del estado de las tareas encargadas..

Por lo que si buscas una solución que te permita automatizar las tareas a distintos niveles, independientemente de su nivel de complejidad, estaremos encantados de ayudarte. ¿Tienes alguna duda o pregunta acerca de nuestra herramienta?