CIBERNOS ha sido adjudicatario en noviembre de 2020 del contrato “buscador documental avanzado” para una empresa del sector energético, estando ahora en fase de implantación, para la conversión a un Archivo a Largo Plazo de 5 millones de documentos y la potenciación de la Búsqueda Avanzada Documental que necesitan unos 2000 empleados. En este proyecto Cibernos colabora con sus socios tecnológicos IBM y PDF Tools AG, además de contar con la participación de la consultora Numen CI.
OBJETIVOS DEL PROYECTO
El objetivo principal de este proyecto es facilitar la búsqueda documental por contenido y por los metadatos de negocio independientemente del origen y naturaleza de los documentos, pero sin perder de vista aspectos relevantes como el control sobre:
✔️derechos de acceso,
✔️la trazabilidad de los accesos
✔️y sobre la distribución de la documentación.
El objetivo secundario es convertir el sistema de gestión documental del cliente, con millones de documentos y en diversidad de formatos, en un Archivo Documental Corporativo que cumpla con las siguientes características:
Requisitos Funcionales
- Convertir todos los documentos a formato de archivo a largo plazo.
- Extracción de metadatos e indexación masiva, incluso desde documentos escaneados.
- Dotar al usuario de un potente sistema de búsqueda corporativa y servicio de carga y migración masiva de la base documental histórica.
- Incluir en los metadatos información de contexto y negocio de los documentos.
Requisitos Documentales
- Norma UNE-ISO 25964-1:2014. Sobre aspectos de descripción de los documentos custodiados en los depósitos, especialmente con la indización y metadatos.
- Norma ISO/TR 15801:2009. Para demostrar que una vez la información en formato electrónico se ha almacenado, el sistema es capaz de devolver una copia verdadera y precisa del mismo.
- Norma ISO/TR 18492:2008. Proporciona un marco claro para el desarrollo de estrategias y buenas prácticas que pueden aplicarse a una amplia gama de información electrónica basada en documentos para asegurar la accesibilidad y autenticidad a largo plazo.
Requisitos Sectoriales
- Instrucción IS-24, de 19 de mayo de 2010, del Consejo de Seguridad Nuclear sobre qué documentos a almacenar y durante cuánto tiempo.
- Apéndice 17A-2 de la norma ASME-NQA-1-2012 «Guidance for Electronic Records».
ARCHIVO A LARGO PLAZO BASADO EN PDF/A
Se ha aplicado una solución completamente integrada, y apoyada por los servicios de Cibernos, para el tratamiento masivo, automatizado y supervisado de toda la documentación histórica recogida en sistemas de ficheros del cliente o en otros repositorios documentales (buzones de correo, imágenes, ficheros de ofimática, ficheros vectoriales, imágenes escaneadas, aplicaciones propietarias).
PLATAFORMA DE INDEXACIÓN Y BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL
El proyecto así descrito, incluye una plataforma empresarial de indexación y el soporte a la búsqueda documental, preparada para el acceso por miles de empleados a millones de documentos, con implementación de una capa de seguridad de acceso, permitiendo recuperar la información por contenido o por sus metadatos de negocio, implementada sobre IBM Watson Discovery.
POSIBLES MEJORAS EN FASES POSTERIORES
Podemos comentar varias líneas de mejora:
- Incorporación de la Suite IAM de gestión de identidad y control de accesos de Cibernos para el control absoluto del acceso a la documentación interna y externamente a la organización, usuarios, contraseñas reforzadas con multifactor, gestión de dispositivos, políticas de seguridad, monitorización de redes y ubicaciones permitidas para el acceso, etc.
- Posible integración de la plataforma Fileflex Enterprise de QNEXT, que integra Cibernos, con tecnología zero trust para distribución y visualización segura de documentación, con control de acceso, visualización sin descarga por streaming, acceso en movilidad,...
- Aplicar la tecnología blockchain, en particular el Módulo de Protección de Evidencias de Cibernos, para reforzar la garantía de autenticidad y no manipulación de los documentos y de las trazas de acceso.
- Mejora de la salvaguardia del archivo documental y del entorno de respaldo, a través del Servicio Gestionado de Backup Continuo de Cibernos.
RESUMEN DE CARACTERÍSTICAS
A modo de resumen, podemos citar las siguientes características más relevantes de este proyecto:
- Las fuentes documentales son de diferente tipo (gestores documentales, sistemas de ficheros, aplicaciones propias,...)
- El número de documentos a tratar se cifra en varios millones.
- Los documentos a convertir pueden ser de diferente formato y tamaño, llegando incluso a estar por encima de 1 GB.
- La conversión a formato único (PDF/A) garantiza el archivo y consulta a largo plazo en el sistema de almacenamiento elegido por el cliente.
- El proceso de generación de metadatos incluye datos de negocio y de contexto del documento, así como los textos de su contenido.
- Se mantiene la vinculación con su documento origen y su actualización permanente, incluyendo los metadatos.
- Los documentos convertidos se firman digitalmente.
- Watson Discovery realiza la indexación con los ficheros convertidos y metadatos que alimentan al buscador que utilizarán los usuarios.
- Permite el control del acceso según perfiles y guarda la traza de las consultas realizadas.
- Posible incorporación de productos y servicios que aportan flexibilidad y seguridad adicional.