La blockchain de Cibernos en Smart Living Cities Marbella 2019
Blockchain en las ciudades
“En Marbella, 5 de Marzo 2019, en el marco del evento Smart Living...
¿Usar o no usar Excel? ¿Es posible prescindir completamente de esta herramienta en las empresas? No lo creo.
Excel lleva más de 30 años evolucionando y lo que no sabemos hacer con ella supera lo que conocemos. Pocos usuarios avanzados son capaces de exprimir todo su potencial en las estadísticas, las matemáticas, el análisis de datos, los cálculos y el análisis financiero con el uso de macros y VBA.
Sin embargo, es indiscutible que Excel es ineficiente cuando lo apuntalamos para funciones en las que ya existen herramientas mejores.
El programa de Microsoft es útil para recopilar datos, organizarlos, hacer cálculos y previsiones y visualizar esos datos. De hecho, aún muchísimas empresas en España utilizan Excel como herramienta de planificación y los documentos en ese formato van de una bandeja de entrada a otra, cargando aciertos y errores. Sin hablar de las actualizaciones sucesivas cuando se cuelga en una plataforma de acceso compartido como puede ser Google Drive.
¿Es esta la manera correcta de gestionar la información en una empresa?
Desde luego que no. Aunque entiendo que la inercia y las urgencias por sacar adelante las tareas arrastra a los colaboradores a echar mano de los recursos que tienen a mano: ¡ahí está Excel, por defecto, siempre cerca en Microsoft Office!
Para trascender el “hago lo que puedo” y llegar a “gestiono con eficiencia la información y los flujos de trabajo” es necesario dar un salto de Excel a herramientas más completas. Hablo de un ERP, de un CRM, de un BPMS o un software desarrollado a medida capaz de responder a diversas necesidades de las organizaciones en cuanto a gestión y análisis de la documentación.
Para liberarte de las limitaciones de Excel debes ir a un sistema superior en la gestión. Y existen signos que delatan cuándo una organización necesita con urgencia un desarrollo de software a medida:
¿Algunos de estos ‘dolores’ te parece familiar? Tienen solución. Podemos liberarnos de las limitaciones de Excel.
El camino ya ha sido recorrido por miles de organizaciones en todo el mundo. Abundan las soluciones tecnológicas que reemplazan de forma eficiente la “vieja herramienta de Microsoft”.
Eficiencia: se reducen los procesos repetitivos y la entrada manual de información que tanto se presta a los errores.
Facilidad: una vez se han entrenado a los colaboradores en su uso, todos perciben y agradecen la facilidad con que realizan ciertas tareas que antes requerían horas.
Centralización de la información: con un programa desarrollado a medida tendrás en un solo sitio toda la información de la compañía, siempre actualizados y accesibles.
Análisis de datos: los ERPs te permiten generar informes personalizados. Eliges los KPIs. Configuras los cuadros de mando. Dejas de molestar a IT si eliges una solución amigable y que no requiera excesiva programación.
Seguridad: subir a Drive -con todos mis respetos GOOGLE- los documentos de una empresa no es seguro. Tener quinientos Excel escondidos en carpetas y cada trabajador editándolos a su manera, tampoco es seguro, aunque tus técnicos de IT sean obsesivos con las copias de seguridad. Con un ERP tienes un programa robusto, con altos estándares de seguridad y donde se activan usuarios varios y sus privilegios. La información no desaparece ante un clic desafortunado.
Excel es fantástico como herramienta complementaria a un ERP. Sigue usándolo pero tómate tu tiempo para cambiar si lo que he comentado explica tus problemas y quieres ahorrar tiempo, optimizar tus recursos y seguir creciendo.
Para empezar:
Te podría contar cómo lo hacemos en Agile Plan, pero eso requiere un encuentro cercano.
¿Lo hablamos?
Director General de Cibernos y Agile Plan con más de 15 años de experiencia en proyectos de transformación digital en empresas de diversos sectores.
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