6 beneficios ocultos del mapeo de procesos

Incluso la tarea más sencilla puede volverse extraordinariamente compleja cuando es insertada en el organigrama de una organización de cierto tamaño, ¿verdad?

La participación de múltiples responsables y departamentos, así como la inclusión de trámites burocráticos termina por crear un proceso largo e ineficiente.

Como parte de la metodología del Business Process Management (BPM), el mapeo de procesos es la técnica que pretende resolver esta problemática, aportando claridad al conjunto de pasos, recursos y personas involucradas en un determinado proyecto.

Para ello es necesario contar con el apoyo de todas las personas involucradas, ya se trate de empleados o contratistas. Gracias al apoyo e información que estos proporcionen, será posible crear un diagrama claro y detallado, así como identificar las áreas de mejora.

Pero eso no es todo:

Existen otros beneficios añadidos que no deberían tomarse a la ligera pues, de forma indirecta, contribuyen a mejorar la eficiencia dentro de una organización.

¿Cuáles son los beneficios del mapeo de procesos?

Mejora de la moral y la integración del personal

empresas consolidadas transformación digital El solo hecho de involucrar a todas o la mayor parte de las personas de tu equipo en el mapeo de procesos hará que se sientan escuchadas dentro del departamento y la empresa.

Y lo que es más importante:

El proceso creado como consecuencia de su participación será considerado como propio; es decir, una obra colectiva.

Las probabilidades de que dicho proceso sea aceptado y respetado son mucho mayores que si fuera fruto de una imposición por parte de un tercero.

Por supuesto, es las grandes organizaciones no se puede pretender que todos los empleados participen en la creación de los procesos; pero, sí es posible organizar comités representativos que reciban y discutan las opiniones de los empleados, para luego transmitirlas a los responsables de la utilización del software de gestión de procesos.

Identificación de problemas ocultos

El mayor problema de no contar con unos procesos adecuadamente mapeados es que resulta casi imposible saber dónde está teniendo lugar un cuello de botella o interferencia que ralentice la ejecución de las tareas.

Al mapear los procesos, se identifican cada uno de los pasos que están teniendo lugar.

Es importante que el mapeo no se convierta en un mero ejercicio teórico.

Todo lo contrario. El mapa inicial resultante debe ser un fiel reflejo de la forma en la que el proceso es ejecutado; no de cómo se supone que es ejecutado o cómo debería ejecutarse.

De esa manera, se identifican:

Discrepancias respecto al planteamiento teórico planteado originalmente.
Áreas de mejor respecto al planteamiento teórico planteado originalmente.

Mayor empatía por parte de los empleados involucrados

Muy a menudo los departamentos e incluso cada puesto de trabajo se convierten en un silo en el que lo único que importa es el bienestar propio y la ejecución de la tarea asignada. Se pierde la perspectiva del trabajo colectivo.

El mapa de procesos supone una visión global del mundo exterior.

No hay nada como poder descubrir la forma en la que nuestro trabajo afecta a otros empleados, para desarrollar un fuerte sentido del deber y el respeto por las responsabilidades ajenas.

Una de las ventajas menos destacadas del mapeo de procesos es la posibilidad de que todas las personas afectadas tengan una visión global de cómo el rendimiento en la realización de sus tareas afecta a la ejecución de las tareas de sus compañeros.

Una meta común

Una vez se conoce el estado actual de los procesos llega el momento de proceder a su optimización.

El diseño de un mapa en el cual los procesos hayan sido optimizados, mediante una asignación más racional y eficiente de tareas y recursos sirve como una meta u objetivo para todo el equipo.

El mapa de procesos se convierte así en una visión del futuro al que aspirar y un motivo por el que trabajar.

Es más, cuando los empleados comprenden el poder intrínseco de mapear un proceso, es probable que se sientan mucho más motivados a aportar soluciones y nuevos puntos de vista, con el fin de seguir mejorando todo el proceso.

Rapidez en la preparación de auditorías y la adaptación a nuevas regulaciones

La aprobación de una nueva normativa puede suponer un largo proceso de adaptación interno dentro de una empresa.

Sin embargo, al contar con un mapa de procesos, resulta mucho más sencillo realizar los cambios necesarios para adaptarse a las nuevas condiciones regulatorias.

Lo mismo sucede a la hora de someterse a una auditoría.

Con el paso del tiempo, es posible que la ejecución de las tareas se haya distorsionado. Reunir a equipo para revisar el mapa de procesos permitirá comprobar rápidamente que todas las tareas están realizándose de forma óptima o, en su caso, corregir las ineficiencias que se hayan producido.

Entrenamiento de los nuevos empleados

El manual de acogida para los nuevos empleados y su proceso de entrenamiento deberían incluir siempre una presentación del mapa de aquellos procesos en los que vayan a estar involucrados.

La curva de aprendizaje se verá reducida,gracias a la visión global que se les aporta. Además, la perspectiva que ofrezca un nuevo empleado puede ayudar a mejorar el proceso de forma inmediata.

Después de todo, las personas que ya forman parte de un proceso siempre tienen una visión sesgada del mismo.