La Gestión por Procesos o Business Process Management (BPM) es un elemento clave para garantizar que los flujos de trabajo en tu organización se realicen de la forma más eficiente posible.
Con independencia de que se trate de una herramienta propietaria o de una aplicación específicamente diseñada para tu negocio, asegúrate de que la opción escogida incluye las siguientes características.
Características de un sistema de BPM
Modelado de la arquitectura empresarial
El modelado de la arquitectura empresarial posibilita la utilización de la solución BPM para el diseño de los procesos de la cadena de valor end-to-end, con independencia de los departamentos, tareas o proyectos involucrados.
La perspectiva de la que dota el modelado de arquitectura empresarial permite optimizar notablemente la planificación del trabajo.
Integración de la gestión de proyectos
La integración de la gestión de procesos y proyectos convierte a la suite BPM en una herramienta mucho más versátil y potente.
Al compartir información y recursos, los equipos de trabajo serán más eficientes en la gestión de los tiempos de ejecución.
Captura de datos, gestión y análisis
Vivimos en una época en la que el Big Data ha revolucionado por completo la gestión empresarial. La Inteligencia de Negocios o Business Intelligence supone una renovada capacidad analítica y predictiva que el sistema de BPM utilizado en tu empresa debe incluir.
Para ello, la solución utilizada ha de ser capaz de capturar, gestionar y analizar cualquier tipo de dato relacionado con los procesos de tu negocio.
Dependiendo del departamento y proceso, esto incluye información exhaustiva acerca de órdenes, activos, tiempos de ejecución, leads, etc. Todo ello debería estar compartido en un modelo unificado de información que permita búsquedas rápidas y proporcione informes y gráficos en tiempo real.
Funciones colaborativas
Los empleados de tu empresa deberían disponer de herramientas de colaboración dentro de vuestro sistema de BPM.
Ya se trate de foros de discusión, compartición de documentos o ejecución en equipo de tareas digitalizadas, los miembros de los distintos departamentos deberían poder contar con interfaces amigables y de fácil acceso.
Adaptabilidad para un despliegue on-premise o en la nube
Con independencia de la proliferación de las soluciones en la nube, aún hay muchas empresas que requieren mantener la mayor parte de sus sistemas en un entorno local (on-premise). Esto se debe fundamentalmente a cuestiones relacionadas con la seguridad.
El software de BPM utilizado en tu organización, debería adaptarse indistintamente a ambos entornos y garantizar que, llegado el momento, se pueda realizar la transición de uno a otro. Al fin y al cabo, las características del negocio pueden cambiar por el tiempo. Atarse a un entorno determinado puede llegar a suponer un serio problema logístico para el departamento de IT.
Medición y monitorización de KPIs en tiempo real
Los indicadores de desempeño de tu empresa deberían ser medidos y monitorizados en tiempo real. Así se garantiza que la toma de decisiones esté respaldada por información fiable y actualizada.
Fácil gestión documental
La gestión por procesos da lugar a la generación de una gran cantidad de información documentada que, según los casos, puede resultar difícil de comprender y gestionar. Un buen sistema BPM debe incluir funcionalidades que permitan realizar esta gestión de forma rápida e intuitiva.
Movilidad
Muchos de tus empleados requieren disponer de la flexibilidad suficiente como para realizar desplazamientos habituales fuera de la oficina. Vuestro software de gestión por procesos debería estar disponible allá donde ellos estén.
Eso implica la adaptación a toda clase de dispositivos móviles, tales como smartphones y tabletas.
Gestión adaptable de casos
Algunas actividades dentro de una empresa no se adaptan fácilmente a los enfoques habituales de la gestión por procesos.
La gestión adaptable o adaptativa de casos está concebida para evitar forzar a los usuarios al uso de unos flujos predefinidos. En su lugar, se busca ganar flexibilidad y comprensión sobre por qué se necesita llevar a cabo determinadas tareas.
Si el software de BPM incluye la gestión adaptable de casos, la experiencia de los usuarios en este tipo de circunstancias se ve notablemente mejorada.
Compatibilidad con el estándar BPMN 2.0
El estándar BPMN (Business Process Model and Notation) permite la visualización de los procesos y procedimientos internos de un negocio, mediante el uso de gráficas y diagramas.
El estándar actual ODMG (Object Database Management Group) es la versión BPMN 2.0, gracias a la cual se puede importar gráficos creados en cualquier otra herramienta de gestión por procesos, eliminando así el problema de tener que replicar el trabajo en otros programas.
Lecturas recomendadas:
- ¿Qué beneficios recibe tu empresa con una solución BPM?
- 5 preguntas que deberías hacerte antes de implantar un BPM en tu organización.
- 6 claves para conseguir el máximo ROI de tu BPM.
Puedo ayudarte a resolver tus dudas. Mi experiencia puede serte de gran utilidad.
