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Beneficios de un gestor de actas

¿Sabías que el área de Organización de tu empresa es decisiva en la consecución de los objetivos marcados? En la estructura de la compañía conviven, en armonía o en conflicto, la organización formal e informal. Es decir, la planificación de tareas y responsabilidades —coordinación y recursos necesarios— con las relaciones informales producidas en el ámbito empresarial que no son planificadas por la dirección ni organizadas previamente.

Gestionar con eficacia y buen gobierno requiere un arduo trabajo de coordinación de decisiones que puede complicarse en empresas con estructuras complejas y geográficamente dispersas. El área de organización implica gestionar comités, circuitos de aprobación, gestión de iniciativas y actas, evaluación del cumplimiento, control de proveedores y gestión de tareas, entre otras cosas.

¿Cómo estás organizando las actas de tus reuniones y comités? Estos documentos tienen una gran importancia procesal, pues son procesos administrativos o judiciales donde constan algunos hechos, y empresarial, ya que es el lugar donde se registra todo lo acontecido durante la reunión. 

En ellas quedan reflejados los asuntos tratados y las decisiones tomadas. No obstante, su formato varía según el tema, aunque lo ideal es que exista un orden y estructura similar entre ellas. Tienen un gran valor para la empresa. 

Acompáñanos, vamos a presentarte el Gestor de Comités de Cibernos y sus beneficios para tu empresa.

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Gestor de Comités de Cibernos, ¿qué es y para qué sirve?

Un gestor de comités es, nada más y nada menos, que una solución desarrollada para coordinar, planificar y gestionar las reuniones, puesto que alrededor de estas es necesario que nada quede en el aire ni dejar cabos sueltos. Es más, las empresas necesitan una gestión adecuada de las convocatorias, recogida de asuntos, actas y seguimiento de las tareas solicitadas, entre otras cosas.

Todo esto es lo que garantiza el gestor de Cibernos, pues somos conscientes de que llevar cabo una gestión correcta de las actas y garantizar las reuniones eficaces son dos objetivos prioritarios para las compañías. Vivimos en un mundo globalizado, competitivo e interconectado, donde las soluciones tecnológicas son más necesarias que nunca para mejorar.

La gestión y publicación de actas de Cibernos es parte de la solución Gestor de Comités, una solución definitiva para organizar reuniones que forma parte de la suite colaborativa BeeSuite. Cada minuto cuenta en los resultados de la empresa, y por ello es importante optimizar las reuniones  y disponer rápidamente de las actas por agilidad y transparencia. Es el momento de optar por soluciones que te permitan gestionar las actas eficazmente, y para ello vamos poner el foco en el Gestor de Comités.

Las ventajas de este enfoque no solo repercuten en los empleados, también en los clientes y accionistas.

 

¿Gestor de las actas? 5 beneficios con Cibernos

Nuestra misión es ayudar a las empresas a gestionar sus comités eficazmente y dejar de invertir tiempo excesivo en sus reuniones. Muchas veces, ni siquiera es recompensado. Por eso, queremos presentarte los principales beneficios de la gestión de actas:

  • Mayor flexibilidad en la gestión de asuntos y comités. 
  • Trazabilidad de lo realizado por cada uno de los responsables.
  • Ahorro en viajes, desplazamientos y, por tanto, tiempo.
  • Reuniones eficaces con la automatización de la gestión de actas, asuntos, convocatorias y toma de decisiones.
  • Organización y seguimiento de tareas previas y posteriores a cada convocatoria.
  • Organización de reuniones efectivas y obtención de un repositorio de las actas.

Y mejor aún, puede integrarse fácilmente con otros sistemas. Configuramos soluciones adaptadas a las necesidades concretas de los clientes. Nuestra gestión de actas se integra de manera fácil con otros sistemas y aplicaciones con el objetivo de alimentar automáticamente nuevos asuntos o recibir las decisiones de los mismos.

¿Necesitas apoyo? Cuéntanoslo sin compromiso y obtén los mejores resultados.

 

¿Cómo saber si necesitas el Gestor de Comités de Cibernos?

Para salir de dudas, vamos a mostrarte los principales aspectos en los que ayuda. Si te sientes familiarizado con alguno de ellos, quizás sea el momento perfecto no solo para salir de dudas, sino para empezar a gestionar tus reuniones como se debe.

Toma nota de los siguientes planteamientos y comprueba si en tu empresa existen estos hándicaps:

  • Estructuras complejas de decisión para algunos tipos de temas o asuntos.
  • Participantes geográficamente dispersos (Juntas del Gobierno, Patronatos…).
  • Desorganización y falta de un libro de Actas para cada Órgano de Gobierno.
  • Falta de conexión con los catálogos de negocio que pueden ser alimentados automáticamente a partir de la aprobación de asuntos.

Los expertos en gestión y toma de decisiones por comités de Cibernos han desarrollado el Gestor de Comités para poner fin a estos problemas mediante la automatización de las decisiones de los Órganos de Gobierno. De esta forma, resulta mucho más fácil alcanzar dos objetivos fundamentes: elaborar automáticamente el libro de Actas y alimentar los catálogos de negocio. Por ejemplo: con nuevos productos o servicios.

¿Apuestas por las reuniones eficaces? El Gestor de Comités de Cibernos es la mejor solución organizativa para resolver todas las carencias de la organización de tu compañía. 

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Sobre el autor: Eliseo Martín

Eliseo Martín

La trayectoria profesional de Eliseo está a caballo entre áreas técnicas y marketing. Actualmente trabaja en el desarrollo de nuevos productos y servicios de Cibernos, tales como "Motor de Cumplimiento", producto específico para el control del cumplimiento, y "TaaS" (Truth as a Service) que utiliza Blockchain para la protección de las evidencias que deban ser utilizadas ante litigios (propiedad intelectual, propiedad industrial, cumplimiento, publicaciones de los medios, actas de comités, tramitación en las AAPP,...).

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