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Agiliza la gestión de los órganos colegiados

Dejemos claro que un órgano colegiado es aquel que está formado por tres o más miembros, y que la toma de decisiones se realiza de forma conjunta, normalmente a través de votación. En ellos, suelen encontrarse algunos hándicaps: exceso de tiempo empleado repartir documentos y en comprobar que todos manejan la última versión, en conocer el estado exacto de cada asunto, en hacer el seguimiento de las tareas, falta de un libro de actas que agilice la búsqueda y consulta de asuntos tramitados, entre otros. ¿Te suena familiar? Entonces, sabrás lo difícil que resulta gestionar los órganos colegiados, la documentación de los asuntos de cada convocatoria y el coste del tiempo empleado en viajes y desplazamientos cuando no se tienen los medios necesarios.

En este post vamos a hablarte de su importancia y de cómo ahorrar costes mientras facilitas la gestión de estos órganos. ¿Nos acompañas?

Cómo agilizar la gestión de órganos colegiados para ahorrar costes

¿Envías una cantidad elevada de documentación previa a tus reuniones? ¿Qué haces para convocar a los participantes cuando tienen una agenda muy cargada? ¿Se encuentran dispersos geográficamente o en otro país? Seguramente, gestionar todos los aspectos relacionados con tus reuniones y tus tareas te lleva demasiado esfuerzo, tiempo y dinero que puedes reducir fácilmente con sistemas de gestión especializados en comités.

  • Podrás gestionar la competencia y priorizar los asuntos o propuestas, aceptando o rechazando los ítems recibidos en las bandejas de los comités.
  • Informarás en tiempo y forma, mientras facilitas la documentación actualizada a todos los participantes, asegurando su integridad y entrega.
  • Conocerás en todo momento el estado de cada uno de los asuntos a tratar, así como la consulta de los ya tramitados.
  • Queda constancia de las decisiones tomadas, aportando transparencia a la gestión gracias a la trazabilidad que facilitan.
  • Podrás hacer un fácil seguimiento de cada tarea encomendada para que los peticionarios puedan conocer su realización o por el contrario exigirla.
  • Organizarás los ítems sobre los que hay que tomar decisiones según un esquema de prioridades predeterminado.
  • Ahorrarás en costes (y molestias) de desplazamiento y viajes, ya que tus reuniones podrán realizarse en remoto, mejorando el control y la comunicación.

¿Te gustaría disfrutar de todos estos beneficios en tu compañía? ¿Crees que los necesitas para agilizar la toma de decisiones en tus órganos colegiados? Entonces, estás en el lugar indicado para empezar a resolver todas tus dudas.

Algunas soluciones basadas en la automatización ya permiten implantar todos los circuitos de aprobación que necesitas para tramitar los distintos tipos de asuntos por parte de tus órganos colegiados de gobierno. Si fuera necesario, se puede ampliar la ficha de diferentes tipos de asunto para incluir aquellos atributos relevantes para su gestión o para volcar estos datos en terceros sistemas de forma automática después de su aprobación.

En este sentido, podemos encontrar que cada tipo de asunto:

  • Pueda tener su propio workflow antes de obtener la aprobación final.
  • Y una lista de atributos específica, que se parametriza en la fase de implantación.

Ejemplos de algunos tipos de asuntos son:

  • La innovación con la elaboración de nuevos negocios o nuevas ideas
  • Nuevos productos o servicios
  • Gestión de la demanda para la canalización de los gastos y la inversión requeridos por cada uno de los departamentos
  • Proyectos de investigación y desarrollo (I+D)
  • Etc.

¿Qué ventajas obtiene la empresa al mejorar este tipo de gestión?

Gracias a estas posibilidades, las empresas obtienen numerosas ventajas, ya que:

  1. Aumentan el control sobre el estado de los asuntos.
  2. Priorizan automáticamente cada uno de ellos.
  3. Facilitan el seguimiento de las tareas.
  4. Mejoran el control del cumplimiento.
  5. Alimentan automáticamente a terceros sistemas (Catálogos, Presupuestos, Compras,…).
  6. Generan y publican automáticamente las actas, facilitando la consulta de los asuntos tratados.
  7. Minimizan los desplazamientos de los decisores y, por tanto, también los costes económicos y personales derivados.

¿Cuál es tu punto de partida? ¿Sabes que estos sistemas pueden adaptarse fácilmente a la infraestructura de tu empresa?.

¡Aumenta el control sobre tus activos!

¿Pueden ir de la mano la agilidad y el cumplimento?

Además de ahorrar costes, generar actas de forma automática, etc., estos sistemas de gestión también te ayudarán a agilizar la toma de decisiones en la empresa. Puede que muchas compañías no sean conscientes de la necesidad de responder con rapidez, pero lo cierto es que juega un papel vital en la competitividad y en aprovechar a tiempo las oportunidades de negocio.

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Cada día nos encontramos con nuevos problemas que vienen de la mano de la tardanza a la hora de decidir o de comprender las necesidades y los problemas de nuestros clientes a tiempo. Por ello, la adopción de nuevos sistemas puede ser el camino perfecto para acelerar la toma de decisiones en tu compañía, evitando errores, aumentando la satisfacción de los clientes y minimizando los costes de gestión.

¿Estás preparado para disfrutar de estos beneficios en primera persona? Te ayudamos a resolver todas tus dudas.

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Sobre el autor: Eliseo Martín

Eliseo Martín

La trayectoria profesional de Eliseo está a caballo entre áreas técnicas y marketing. Actualmente trabaja en el desarrollo de nuevos productos y servicios de Cibernos, tales como "Motor de Cumplimiento", producto específico para el control del cumplimiento, y "TaaS" (Truth as a Service) que utiliza Blockchain para la protección de las evidencias que deban ser utilizadas ante litigios (propiedad intelectual, propiedad industrial, cumplimiento, publicaciones de los medios, actas de comités, tramitación en las AAPP,...).

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