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23-El teletrabajo también es un reto para las AALL

Podemos enmarcar este artículo en la línea de Transformación Digital de las AALL, entendiéndose como tal aquellas propuestas que tienen valor añadido para el ciudadano, la corporación, los proveedores y las entidades que realizan servicios en el municipio.

Algunas de las líneas de trabajo sugeridas para atender a los retos para la modernización que tiene la administración local, tienen que ver con los siguientes aspectos:

  • Tramitación electrónica

La conversión hacia una tramitación automatizada, mayoritariamente en base a procedimientos estructurados y normalizados, es la base de una gestión digital de expedientes que aportará las siguientes ventajas:

  • Agilización administrativa: La ausencia casi total del papel permite la gestión en paralelo en vez de secuencial y mucho más controlada en tiempo y forma.
  • Transparencia en la gestión: La trazabilidad en la gestión es una de las consecuencias de utilizar una tramitación electrónica, ya que dejará constancia de cómo está cada tema, quién ha participado, cuándo y qué decisiones se han tomado.
  • Portal de compras: Mayor concurrencia en la adquisición de bienes y servicios, a través de portales de compras asociados directamente a la tramitación.
  • Gestión remota: El paso obligado de los ciudadanos por las oficinas municipales debe pasar a ser anecdótico, como lo es ya ahora el paso por las oficinas bancarias.  La iniciación de expedientes, la entrega de requerimientos o la recepción de notificaciones ya se podrá hacer sentado cómodamente en el sofá.

  • Agilidad versus seguridad administrativa

Todos nos quejamos de la lentitud de los trámites administrativos, pero también nos quejamos cuando surgen escándalos por otorgamiento de licencias irregulares o fugas de información sensible de los ciudadanos. Mantener un correcto equilibrio entre seguridad administrativa y agilidad en la tramitación que nos proporcionan los nuevos sistemas de administración electrónica, es tal vez el reto más difícil de conseguir, ya que afecta muy a fondo a los procesos del día a día de cada administración. 

Muchas veces nos empecinamos en la automatización por la automatización como el único camino posible hacia la agilidad, lo cual en general es cierto, pero recordemos que la velocidad final de tramitación viene marcada por la velocidad del paso más lento. Es decir, de poco vale que el 90% de la tramitación, con el apoyo de estas nuevas herramientas, se realice en tiempo record si en el camino debemos contar con un paso cuya tramitación lleva semanas.  Mantener una visión de conjunto será vital para usar adecuadamente los recursos de que dispone cada administración, que en el caso de las AALL suelen ser muy justos, y usarlos realmente donde la ganancia final sea realmente importante. 

La comprobación real de su operatividad, puesta en marcha la fuerza por los condicionantes de la pandemia del COVID-19, ha descubierto una nueva forma de trabajar que en las administraciones locales estaba poco extendida.  Bien es cierto que esto no se improvisa y requiere que sus sistemas de tramitación y la conectividad deben estar preparados para ello.  Pero incluso aún cuando las aplicaciones no estén del todo preparadas, existen alternativas como los servidores de "escritorios remotos" que permiten el acceso seguro a las aplicaciones, independientemente del PC desde el que se invoca. Esta solución no es muy frecuente pero sí está presente en algunos ayuntamientos como modo de acceso a los recursos TIC.

Típicamente la relación con el ciudadano se realizaba presencialmente a través de ventanilla y con el apoyo de notificaciones postales y puntualmente con el teléfono. Con los medios que ahora contamos, esta relación puede ser mucho más ágil y necesariamente mucho más versatil (multicanal). 

¿Qué opciones técnicas tenemos?

  • Portal web que da acceso a la carpeta del ciudadano 
  • Correo electrónico / SMS
  • App municipal que facilita la recepción de notificaciones  e inmediatez
  • Cartelería electrónica y marquesinas en vía pública
  • Redes sociales

Lo importante no es usar o no usar estos canales, sino que la comunicación esté concebida con un enfoque multicanal de forma que sea el administrado el que determine qué canal de comunicación le resulta más cómodo en cada momento y que eso no suponga un problema para su ágil y correcta gestión. Con ello ahorraremos en puestos de asistencia presencial al ciudadano, eliminaremos la concentración de personas en locales de la administración y la posible transmisión de infecciones contagiosas.

  • Integración de servicios municipales

Quizás sea este el reto más complejo para un ayuntamiento, porque implica a diferentes áreas municipales y a las empresas externas que realizan su actividad en el municipio. Implica establecer y hacer cumplir  un marco de colaboración para la compartición de datos y para la gestión de incidencias de afectación de unos sobre otros. Sin esa coordinación, se construirán muchos reinos de taifas que harán la guerra por su cuenta, y por ello con escasa o nula sinergia entre ellos.

  • Fomento de la sostenibilidad

Ahora además al ayuntamiento se le exige una clara voluntad hacia la sostenibilidad del entorno, que debe tener implicaciones positivas en la salud (menor contaminación del aire, menor ruido de tráfico, menor ruido de personas, menor contaminación lumínica, …) y una disminución en el uso de recursos (agua, energía,..).

En este apartado podemos destacar los siguientes ámbitos:

  • Edificios e instalaciones
  • Alumbrado público
  • Agua: depuración de agua, control de pérdidas, uso de aguas grises, riego
  • Tráfico: gestión de los flujos y aparcamientos, bases de bicis, transporte público.
  • Contaminación: tráfico rodado, aéreo (aeropuertos cercanos), barcos (puertos cercanos), industrial

Gran parte de la gestión de estos ámbitos  se sustentan en la medición de ciertos parámetros con los sensores adecuados para una gestión de mitigación, donde las tecnologías IoT tienen gran relevancia (detección, transmisión,  almacenamiento y compartición).

Participación ciudadana

Esta tendencia, experimentada en otros países, y en España en algunas ciudades como Madrid, intenta implicar al ciudadano en las decisiones municipales de los temas más cercanos al ciudadano.

Se trata de:

Propuesta de Cibernos

Nuestro objetivo es convertir a una ciudad en una verdadera "ciudad inteligente", con una arquitectura capaz de generar sinergias entre los servicios gestionados por el ayuntamiento, los servicios gestionados en concesión, los de otros gestores que operan en la ciudad y los ciudadanos y visitantes y todos ello operando sobre la misma realidad física y administrativa de la ciudad.

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Sobre el autor: Eliseo Martín

Eliseo Martín

La trayectoria profesional de Eliseo está a caballo entre áreas técnicas y marketing. Actualmente trabaja en el desarrollo de nuevos productos y servicios de Cibernos, tales como "Motor de Cumplimiento", producto específico para el control del cumplimiento, y "TaaS" (Truth as a Service) que utiliza Blockchain para la protección de las evidencias que deban ser utilizadas ante litigios (propiedad intelectual, propiedad industrial, cumplimiento, publicaciones de los medios, actas de comités, tramitación en las AAPP,...).

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