Facilita la gestión de órganos colegiados
¿Reconoces estas carencias?:
- exceso de tiempo empleado en elaborar y repartir los documentos de los asuntos
- los documentos en papel y sus versiones abruman a los participantes
- es difícil conocer el estado exacto de cada asunto
- es una odisea hacer el seguimiento de tareas precedentes o consecuentes
- mucho tiempo consumido en viajes y traslados
- inexistencia de libro de actas electrónico que facilite la búsqueda y consulta de asuntos
Si eres Gestor o Secretario de un Comité, seguro que te has planteado cómo hacer de una forma más cómoda y ágil:
- El envío masivo previo de toda la documentación y el enorme problema de sustituir las páginas/documentos revisados en el último momento y hacerlos llegar a los interesados.
- Cómo convocar a personas con una agenda muy cargada.
- Cómo solventar la diferente ubicación geográfica de los asistentes sin abrumarlos con viajes.
- Si las reuniones no pueden ser presenciales, cómo resolver en diferentes continentes que los horarios sean razonables para todos.
- Cómo realizar el seguimiento de las decisiones tomadas y tareas de cada uno de los ítems.
- Poder definir un flujo de gestión específico para cualquier comité y tipo de asunto.
Nuestro producto Gestor de Comités se ha planteado para dar cumplida respuesta a las anteriores preguntas. Para ello se han fijado los siguientes objetivos:
- Gestionar la competencia: aceptar o rechazar los ítems recibidos en las bandejas de cada uno de los Comités.
- Organizar y agendar: relacionar los ítems sobre los que hay que tomar decisiones en cada reunión del Comité.
- Informar en tiempo y forma: facilitar la documentación actualizada y en la misma versión a todos los participantes.
- Facilitar las reuniones: proporcionar las alternativas “reunión” más conveniente en función de la dispersión geográfica y horaria de los participantes.
- Estado de los asuntos: Facilitar la consulta de asuntos
- Trazabilidad: dejar constancia de las decisiones tomadas.
- Estado de las tareas: realizar el seguimiento del estado de las tareas encomendadas.
Gestión de Comités facilita y organiza el trabajo, mejora el control, ahorra viajes, tiempo y esfuerzo, lo que deriva en ahorro de costes.
Nota: Se denomina órgano colegiado aquel que está formado por tres o más miembros, de tal forma que la toma de decisiones se realiza de forma conjunta, generalmente mediante votación.
