20 consejos para implementar el teletrabajo en tu negocio

A nadie le sorprende que el teletrabajo se haya desarrollado de forma vertiginosa en los últimos años. De hecho, para muchas empresas ya es su principal modalidad laboral. Sin embargo, no podemos olvidar que su uso e implementación deben hacerse siguiendo una serie de medidas de seguridad y consejos de teletrabajo que hoy exponemos en este artículo.

Si quieres evitar ser víctima de un incidente de seguridad que pone en riesgo la continuidad de tu negocio, acompáñanos y toma nota de las siguientes recomendaciones.

¡Empezamos!

Las recomendaciones clave para implementar el teletrabajo

El teletrabajo es una modalidad laboral poderosa. Reduce los costes e incrementa la productividad. Y cada vez más, los empleados optan por empresas que facilitan la conciliación de su vida laboral y familiar.

Para aplicarlo en tu empresa con éxito, necesitas tener en cuenta los siguientes consejos: 

• Dispón de un equipo líder al frente

Es aconsejable disponer de una persona o equipo que lidere el programa de teletrabajo en la empresa, que puede ser el propio Departamento de Recursos Humanos. El objetivo es abordar todos los temas relacionados con esta modalidad, como el desarrollo de tareas aptas para el trabajo en remoto. 

• Diseña un plan de acción

El área encargada de llevar a cabo el proceso de implementación del teletrabajo en la empresa debe tener en cuenta todas las acciones necesarias: identificar tareas que pueden realizarse de forma efectiva en remoto, revisar procesos y actividades, estudiar las herramientas y los recursos que se necesitarán, etc.

• Establece sistemas para evaluar el trabajo

Es interesante establecer un proceso para evaluar el rendimiento de los empleados que trabajan en casa. Este proceso debe incluir la capacitación y el seguimiento para asegurarse de que están cumpliendo con las expectativas de la empresa.

• Facilita a los empleados una transición sencilla

Permite que tanto los nuevos empleados como los existentes desarrollen una transición sencilla hacia el teletrabajo para que los cambios operativos y organizativos sean rápidamente asumidos.

• Promueve la gestión del cambio 

El cambio en la vida y en el trabajo es inevitable, pero a veces puede ser difícil de gestionar, especialmente cuando se trata de un cambio significativo como el teletrabajo. Si bien puede ser una gran oportunidad para las empresas, también puede presentar algunos desafíos, por lo que debes proporcionar orientación y capacitación adecuadas, así como fomentar la comunicación y el compromiso. 

• Mantén una cultura homogénea en valores y procedimientos de trabajo

Para ello, se debe capacitar a cada empleado para realizar su labor en cualquier momento y lugar, a sabiendas de cómo trabajar con las herramientas que tiene disponibles. Mantener la cultura homogénea también implica definir los canales de comunicación y las formas de coordinarse entre los miembros.

• Adapta la normativa interna

Es imprescindible para establecer las reglas en las que los actores llevarán a cabo su actividad, así como para garantizar una implementación segura que respete los derechos laborales. La normativa debe ser conocida por toda la empresa, ya sea a través de talleres, conferencias u otros medios.

• Favorece el desarrollo de competencias virtuales de teletrabajo

Debes considerar el desarrollo de una serie de competencias necesarias para llevar a la práctica el teletrabajo. Por ejemplo: la capacidad para gestionar la comunicación en un entorno virtual, la adaptación al cambio y las habilidades para trabajar de forma proactiva.

• Atiende los riesgos laborales

El aislamiento social, el estrés o el aumento de la jornada laboral son algunos de los riesgos laborales asociados a esta modalidad. Para evitarlos, es importante establecer límites entre el trabajo y la vida personal, así como fomentar el contacto social y la comunicación.

• Encuentra el equilibrio adecuado

El teletrabajo no es una solución mágica para todos los problemas de tu empresa. En algunos casos, puede mejorar el rendimiento y la productividad. En otros, puede reducir la motivación si no se maneja correctamente, o si no se dispone de plataformas multifuncionales que favorezcan la comunicación, la motivación y la ayuda al empleado.

• Fomenta la colaboración

La modalidad del teletrabajo requiere coordinación y colaboración. Por ello, debes fomentar el trabajo en equipo y asegurarse de que todos los miembros de la empresa se sienten involucrados en el proyecto.

• Establece límites

En ocasiones, trabajar en remoto puede resultar aislante, por lo que debes asegurarte de que tu equipo sabe cómo y cuándo trabajar, así como finalizar su jornada. Establecer límites claros desde el principio y asegurarte de que se cumplen es fundamental para la implementación del teletrabajo.

• Establece una política organizativa de teletrabajo

Es un paso vital para disponer de un entorno de teletrabajo seguro. Por ello, debes definir las normas a cumplir en los diferentes escenarios y en relación con el uso de los sistemas de acceso a los recursos de la empresa. Por ejemplo: la relación de usuarios que trabajan en remoto, los recursos a los que tienen acceso, los mecanismos usados para acceder con contraseña, etc.

• Cuenta con métodos de acceso remoto seguros

Existen varias opciones para proporcionar acceso remoto a los teletrabajadores, como las redes VPN o los sistemas VDI. En cualquier caso, debes considerar cuál es la opción más adecuada, ya que, tanto si trabajas de forma presencial como si lo haces en remoto, debes proteger el principal activo de tu empresa, la información.

• Utiliza un servidor de acceso remoto

Con frecuencia, los empleados necesitarán acceder a los recursos corporativos para desempeñar su trabajo diario desde casa. Gracias a los servidores de acceso remoto es posible acceder a los recursos internos desde dispositivos externos, así como garantizar un entorno seguro.

• Conoce las principales amenazas de ciberseguridad en el teletrabajo

El teletrabajo también presenta desafíos para la ciberseguridad, dado que el acceso remoto a los recursos de la empresa ofrece a los hackers una oportunidad adicional para vulnerar la seguridad de la organización. Por eso, es fundamental proteger los dispositivos, redes y sistemas de la empresa. Algunas de estas amenazas son: el malware (gusanos, troyanos, spyware).

• Asegura los equipos de teletrabajo 

Actualiza la seguridad de tus sistemas operativos y aplicaciones, como el software, los cortafuegos y las aplicaciones de acceso remoto. La mejor opción para los equipos que teletrabajan es activar las actualizaciones automáticas.

• Realiza copias de seguridad periódicas

Garantiza el almacenamiento y la protección de tus datos con un servicio gestionado de backup. Esto incrementará la rapidez en el acceso, la seguridad de los archivos, el ahorro de backups físicos y las copias de seguridad diarias.

• Establece una política BYOD para los dispositivos personales

Permite a los empleados usar sus propios dispositivos personales, como teléfonos inteligentes, tabletas y laptops, para el trabajo. La idea detrás de BYOD es que los empleados sean más productivos y creativos si pueden usar el hardware y el software que mejor se adapte a sus necesidades y preferencias personales. 

• Protege las conexiones a internet

Es preferible usar la red doméstica y evitar el uso de redes wifi públicas. Sin embargo, lo más aconsejable en el teletrabajo es utilizar una VPN, ya que cifra los datos que se transmiten a través de la conexión, impidiendo que los ciberdelincuentes puedan acceder a ellos. También pueden ocultar la dirección IP del dispositivo, lo que dificulta el seguimiento de la actividad en línea  por parte de personas ajenas a la empresa.

Si has implantado el teletrabajo como una medida de urgencia o te gustaría llevar a cabo su implementación, es el momento de convertir el trabajo remoto en una oportunidad segura.

Conclusiones sobre la implantación del teletrabajo

Si nos preguntas a nosotros: no es una cuestión de modas. El teletrabajo ha llegado para quedarse, así que es el momento de despejar todas las dudas que hayan podido surgir a raíz de estos consejos de teletrabajo.

Implantar esta modalidad con total seguridad es mejor con un experto en ciberseguridad. ¿Quieres mantener una reunión por videoconferencia con nosotros? En Cibernos, te estamos esperando.