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Introducción a los sistemas EFSS (Enterprise File Sync& Share):

Ya han pasado más de 2 años desde que Gartner presentara por primera vez su cuadrante mágico para las soluciones EFSS (Enterprise File Sync& Share).
El mercado ha madurado considerablemente, y las debilidades y fortalezas de las principales alternativas del mercado han salido a relucir.
Sin embargo, hay una gran parte de los directivos que todavía no están familiarizados con los EFSS, ni con su potencial. Esto es un problema desde el punto de vista de la productividad interna y, sobre todo, de la seguridad de la información.

Qué son los EFSS

De acuerdo con Gartner, el concepto de EFSS alude al conjunto de tecnologías y aplicaciones desplegadas onpremise o en cloud, con el propósito de permitir a los usuarios sincronizar y compartir todo tipo de documentación o archivos de diversa naturaleza, a través de múltiples dispositivos, como PCs, portátiles, smartphones y tablets.
Personalmente, considero que esta definición es algo reducida y no representa todo el valor diferencial que aporta este tipo de tecnología al mundo corporativo.
 

La era previa a los EFSS

En el pasado, el almacenamiento y compartición de la información corporativa tenía lugar de muchas maneras.

Pendrives, emails y archivos zip

Durante mucho tiempo ha sido muy habitual el uso de pendrives para almacenar y trasladar la documentación de la organización, emails de ida y vuelta con información confidencial, archivos zip o documentos que eran modificadoscontinuamente, cambios que se perdían por el camino, etc. Un volumen de información digitalizada más discreto que el actual permitía considerar este tipo de sistemas como los adecuados.
Seguro que estas prácticas te resultan familiares. De hecho, algunas de ellas se pueden encontrar, aún hoy en día, en muchas organizaciones.
Este sistema para compartir la documentación u otros archivos no sólo es muy ineficiente, sino que pone en grave peligro la seguridad de la información de tu organización.
El extravío o corrupción de un dispositivo de almacenamiento, así como la multiplicación de las versiones del mismo documento son fenómenos relativamente habituales cuando se opta por estas prácticas.A lo que se suman las vulnerabilidades que pueden presentar las aplicaciones de correo electrónico.

CMS (Central Management Store)

Los CMS pasaron a convertirse en un estándar para el almacenamiento seguro de la información corporativa.
El mayor problema es que su acceso y modificación pueden llegar a resultar bastante complejos, máxime si se pretende lograr una explotación generalizada por parte de todos los empleados de la organización.

La llegada de plataformas comoDropbox, Google Drive y demás

En los últimos años hemos vivido el auge de las tecnologías. El volumen de información digitalizada ha crecido exponencialmente y los citados sistemas de intercambio de información se probaban ya ineficientes.
En general, la industria tecnológica de consumo ha ido muy por delante de la aplicada en el mundo corporativo. Y ha sido así también en lo que respecta a la aparición y proliferación de este tipo de sistemas que, además, presentaban un modelo fácilmente accesible y barato. Y los consumidores de medio planeta comenzaron a conectar sus dispositivos entre sí para poder acceder a sus documentos, archivos de música, fotos, etc., desde cualquier parte.
¿Cuál es el problema?
Este desfase de desarrollo e implementación tecnológica entre los consumidores y el mundo corporativo no impiden a tus usuarios utilizar este tipo de sistemas, que si bien pueden resultar tremendamente útiles en términos de productividad, no lo son al respecto de la seguridad.
Así, los usuarios de las organizaciones empezaron a aprovecharlos beneficios de este tipo de herramientas de terceros para el desempeño de su actividad profesional; todo ello sin el consentimiento ni la supervisión del departamento de IT.
 

El problema del “Shadow IT” y la necesidad del EFSS

El fenómeno que te acabo de describir se conoce como “Shadow IT” y es una de las principales amenazas internas para la seguridad de la información dentro de las organizaciones.
Como he explicado, si a los usuarios de una organización no se les proporciona una herramienta digital interna apropiada para la realización de sus tareas terminarán buscando una solución externa.La necesidad de acceder remotamente a documentación de manera ágil, así como compartirla y modificarla colaborativamente lleva a muchos empleados a utilizar herramientas destinadas a los consumidores, y cuyos estándares de seguridad son bastante cuestionables.
Es aquí donde entran en juego las soluciones EFSS.
En relación con esta temática, te recomiendo la lectura del post “Riesgos y limitaciones del uso de la nube pública en tu organización”.
 

Por qué necesitas una solución EFSS

El concepto EFSS fue acuñado para distinguir aquellas herramientas cuyas funcionalidades y niveles de seguridad estaban pensadas para los requerimientos y necesidades propios de una organización.

Seguridad y monitorización

El principal beneficio de las soluciones EFSS radica en su habilidad para mantener las funcionalidades de estos sistemas en formato de nube pública, incluyendo capas de seguridad mediante sistemas de:

  • Autenticación de usuarios.
  • Cifrado de datos.
  • Almacenamiento y organización de la información.
  • Monitorización de la actividad.
  • Revocación de accesos y credenciales.
  • Borrado remoto de archivos y dispositivos.

 
Éste es sólo un pequeño listado ilustrativo de las medidas de seguridad posibles. Se trata de un tema tremendamente importante y que desarrollarécon detenimiento en las próximas semanas.

Colaboración interna y externa

Ya hemos comentado la importancia de que los usuarios internos de una organización cuenten con este tipo de sistemas. Ahora bien, a la colaboración entre las distintas áreas de tu organización hay que añadir la participación de suministradores, clientes, partners y demás partes que puedan estar involucradas en el desarrollo de la actividad corporativa.
Así, hoy en día, es impensable pretender aspirar a niveles de productividad apropiados sin contar con soluciones que permitan a todos tus usuarios (tanto internos como externos) el acceso a la información y bases de datos de tu organización.

Movilidad y simplificación del trabajo colaborativo

A lo largo los últimos meses, he tratado extensamente el reto que supone para las organizaciones lamovilidad de sus empleados, y las repercusiones que ésta tiene en el desempeño de su trabajo y la seguridad de la información.
Puedes ampliar información al respecto en los siguientes posts:
Desafíos de la movilidad empresarial en la gestión del dato.
El BYOD ha llegado a tu empresa para quedarse.
 
Así, con la llegada de estas nuevas tendencias profesionales y el avance de las tecnologías en el mercado de consumo, las soluciones EFSS se prestan como piezas indispensables dentro de ese puzzle logístico en el que se está convirtiendo tu organización.
En las siguientes semanas iré ampliando la información al respecto de este tipo de sistemas y sobre cómo desde WhiteBearSolutions los hemos implementado en nuestra solución WBSAirback.
 
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Sobre el autor: Ignacio Gilart Iglesias

Ignacio Gilart Iglesias

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