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Claves para elegir la mejor solución EFSS (Enterprise File Sync & Share)

La creciente necesidad de movilidad en los entornos profesionales ha convertido a las soluciones EFSS (Enterprise File Sync & Share) en instrumentos imprescindibles para mejorar la productividad y garantizar la seguridad dentro de las organizaciones.
Ahora bien, un rápido vistazo al mercado te permitirá comprobar que existen docenas de alternativas disponibles. Lo más seguro es que te preguntes cómo elegir entre todas ellas.
Es una pregunta apropiada y voy a responderte lo mismo que digo a todos los clientes que acuden a mí para la valoración y/o contratación de estos servicios. Desde mi punto de vista, existen una serie de claves y características que necesitas valorar antes de elegir una solución de EFSS.
No obstante, considero que, antes de nada, es importante que conozcas bien los beneficios del uso de este tipo de herramientas así como su potencial. Por lo que te recomiendo la lectura del post: Introducción a los sistemas EFSS (Enterprise File Sync& Share).
 

Máximo nivel de seguridad

Como he comentado ya en alguna ocasión, la movilidad empresarial es una tendencia ya impuesta. Ésta hace que desde los departamentos de seguridad IT de las organizaciones se tengan que afrontar nuevos retos, así como poner en marcha las consiguientes acciones que garanticen el control y la seguridad de la información corporativa. En este contexto, la adopción de soluciones EFSS es una de las acciones que tendremos que llevar a cabo si queremos evitar que la información corporativa de nuestra organización sea almacenada y compartida por nuestros usuarios a través de herramientas que escapan de todo control del personal de seguridad IT.
La seguridad es el factor diferencial de las soluciones EFSS con respecto a las destinadas a los consumidores. Éstas te proporcionarán la infraestructura, la tecnología y los mecanismos que necesitas para garantizar el control sobre tu información corporativa.
Pero, ¿qué aspectos hay que tener en cuenta para considerar que una solución nos ofrece altos índices de seguridad? Desde mi punto de vista existen ciertas funcionalidades que deben ser inherentes a cualquier solución de estas características.
El cifrado de la información es una de ellas. Todos conocemos casos de ataques informáticos que han vulnerado los sistemas de organizaciones con los máximos niveles de seguridad. Contar con esta opción te ayudará a garantizar la confidencialidad de tus datos.
Además, es recomendable decantarse por soluciones que cuenten con mecanismos de monitorización que permitan a los departamentos de IT gestionar y controlar la actividad de intercambio de datos entre usuarios.
No hay que olvidar en este sentido la importancia que tiene el control de accesos e identidades para este tipo de herramientas. Una solución EFSS debe contemplar este ámbito tan importante para la seguridad de tu información. Además, altos niveles de personalización y de configuración te aportarán un valor añadido.
A todo ello, hay que sumar la posible necesidad de contar con funciones de auditoría y creación de informes automatizados o ad hoc.
En mi opinión, el aspecto de la seguridad en las soluciones EFSS es crucial y merece un tratamiento específico. Es por eso que te propongo la lectura del post: Criterios de seguridad indispensables en una solución EFSS.
 

Óptima experiencia de usuario

Seamos realistas. Si la solución EFSS propuesta por el departamento de IT no ofrece un nivel de usabilidad semejante o superior al de las conocidas alternativas a nivel de consumidor, las probabilidades de éxito en la implantación de dicha solución son muy bajas.
Es más, de acuerdo con un estudio de Forrester, el éxito en la implantación de estas soluciones radica en su facilidad de uso.
En ocasiones, algunas organizaciones optan por incluir en su política de seguridad corporativa la prohibición expresa de utilizar aplicaciones de sincronización y compartición de datos destinadas a los consumidores. Sin embargo, eso no garantiza que la solución EFSS tenga una buena acogida o que dejen de utilizarse estos otros mecanismos alternativos.
Así, un alto nivel de usabilidad y demás funcionalidades adicionales darán un impulso a la adopción de esta herramienta por parte de los usuarios de tu organización, en detrimento de otras opciones menos seguras del mercado.
 

Escalabilidad

A estas alturas seguro que eres consciente del imparable ritmo de crecimiento de la información generada y acumulada por tu organización.
Los requerimientos de almacenamiento y disponibilidad actuales se habrán quedado obsoletos en apenas unos años. Asegúrate de que la solución EFSS que escojas pueda adaptarse a las nuevas circunstancias.
Atención:
Eso no sólo incluye la capacidad de almacenamiento, sino el rendimiento ofrecido en cuanto a velocidad de subida y descarga de datos. Consulta las métricas y ratios proporcionadas por los diversos suministradores.
Asimismo, previo a la contratación, te recomiendo constatar con el proveedor los costes a asumir en caso de llevar a cabo variaciones en el volumen de información a almacenar, sincronizar y compartir, así como en el número de dispositivos a utilizar. Puede evitarte sorpresas desagradables a posteriori.
 

Integración con vuestra infraestructura de IT

Si quieres garantizar el máximo nivel de productividad entre los empleados de tu organización necesitas que vuestra solución EFSS proporcione acceso a los datos y a la información, con independencia de dónde se encuentren y la tecnología que los gestione. Y que este proceso se realice de forma ágil con las aplicaciones más críticas de tu organización es imprescindible.
Por supuesto, el nivel de integración con las infraestructuras de IT responderá a las necesidades propias del negocio. Pero, desde mi punto de vista, se trata de otro de los ámbitos esenciales que deben distinguir a una buena solución EFSS. De nada sirve contar con una herramienta robusta si no puede interoperar con los sistemas y aplicaciones de tu organización.
En este sentido, productos que cuenten con APIs, tecnologías REST o de estándares abiertos te permitirán una casi total integración con los sistemas y aplicaciones del mercado.
Y en este ámbito, me gustaría incidir de nuevo en la importancia de la seguridad. Es especialmente relevante la capacidad de integración de la solución EFSS con los sistemas de seguridad de tu organización.
 

Funcionalidades adaptadas a la labor profesional

Debido a la influencia de las aplicaciones destinadas a los consumidores, los usuarios de tu organización se han acostumbrado a disponer de un gran abanico de herramientas de trabajo. Que la solución EFSS de la organización les aporte funcionalidades adaptadas a su labor profesional será  especialmente importante a la hora de fomentar su uso.
 

Flexibilidad en las opciones de almacenamiento

Sobra decir que ni toda la información de tu organización tiene el mismo valor, ni requiere los mismos niveles de seguridad.
En ese sentido, disponer de una solución EFSS flexible que permita discriminar entre el sistema de almacenamiento escogido optimizará el uso de los recursos disponibles.
 

Cumplimiento de la normativa

Si la solución analizada no supera los estándares establecidos por la normativa reguladora de protección de datos que rija en la región y/o sector de actividad de tu organización, ni el conjunto más avanzado de funcionalidades podrá justificar su elección.
Asimismo, me gustaría poner sobre la mesa la importancia que puede llegar a tener la elección de una correcta herramienta EFSS de cara al cumplimiento por parte de tu organización con la normativa reguladora que aplique en cada caso.
 

Facilidad de implementación

Hacer frente a la implementación de un complejo sistema es una situación que todos queremos evitar. El consumo de recursos derivados de esta situación no solo pasa factura a nivel económico, también de recursos humanos. Así, es importante que la solución de EFSS que finalmente se escoja tenga un proceso de implementación sencillo. En este sentido, caben destacar las herramientas que se presentan en formato appliance y que facilitan la implementación y puesta en marcha de este tipo de sistemas.
Por supuesto, la ponderación de cada uno de estos apartados ha de realizarse de forma interna en cada organización para escoger la herramienta adecuada en cada caso.
 
 
Si estás buscando alguna herramienta EFSS, me gustaría poponerte StorageCloud, el módulo EFSS integrado en nuestra solución de almacenamiento y backup, WBSAirback. Dicha herramienta ha sido desarrollado conforme a las premisas y experiencias comentadas.
¿Quieres más información sobre StorageCloud? Contáctame y estaré encantado de atender tus necesidades.
 
 
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Sobre el autor: Ignacio Gilart Iglesias

Ignacio Gilart Iglesias

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