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Calcular el ROI de un sistema de backup y recuperación ante desastres

Si aun no has realizado esta tarea, no te culpo.
Calcular el ROI de una solución de backup y recuperación de desastres es como si quisiésemos hacer una estimación del retorno económico de un seguro de vida. Ardua tarea.
La diferencia de que se considere al sistema de backup como una inversión o como un gasto, vendrá determinada porque se conozca cuál es el retorno que está generando para el negocio. Y esta estimación es realmente útil, además, en caso de que necesites comparar este indicador para diferentes soluciones.
Así, en esta ocasión, me gustaría ofrecer una serie de indicadores determinantes en el cálculo del ROI de una solución de backup.
 

¿Por qué necesitas calcular el ROI de una solución de backup y recuperación de desastres?

Gestionar un sistema de backup no es una tarea sencilla y requiere de una considerable dedicación de recursos por parte de la organización. Se necesitan recursos humanos, logísticos y una buena cantidad de tiempo dedicado al proyecto y a su mantenimiento.
Si quieres más orientación al respecto, te recomiendo la lectura de mi post: 8 Preguntas que un CIO debe hacerse antes de contratar un servicio de backup
Me pongo en tu lugar y sé que puedes encontrarte en la tesitura de tener que justificar determinadas inversiones relacionadas con el sistema de backup y recuperación de desastres frente al equipo directivo para que la respalden. En esta tarea, me parece oportuno aportar:

  • Una perspectiva estratégica de los riesgos.
  • Cifras concretas que pongan de relieve el retorno.

 
En este sentido, te recomiendo la lectura de estos contenidos que elaboré con anterioridad, y que creo que pueden serte útiles:
¿Cómo calcular el coste económico de un Desastre de IT y el presupuesto para un DRP?
6 Principales causas de un Desastre de IT.
Advertencia: Por qué necesitas calcular el impacto económico de un desastre de IT
Evidencias de que tu sistema de backup y recuperación de desastres es deficiente
 
¿Qué hay del retorno económico?
Las soluciones de backup requieren de un enfoque diferente al de otras inversiones. Te lo explico en el siguiente apartado.
 

El ROI de una solución de backup requiere de consideraciones especiales

Beneficio económico de atribución directa

Por un lado, hay aspectos de las soluciones de backup que tienen un impacto económico directamente atribuible a su implantación.
El mejor ejemplo de ello es la reducción de los costes de almacenamiento gracias a funcionalidades y factores como:

  • La deduplicación de datos.
  • El almacenamiento en la nube.

Puedes leer mis opiniones y recomendaciones en estos artículos:
Claves para escoger el enfoque de deduplicación en el backup según el sistema a respaldar
Riesgos y limitaciones del uso de la nube pública en tu organización

 

Riesgo de pérdida

Nadie desea sufrir un incidente de IT o una brecha de seguridad que genere una pérdida económica para su negocio. Pero la cuestión es que estos problemas suelen ocurrir, queramos o no.
De acuerdo con el estudio “Understanding the Cost of Data Center Downtime”, publicado por Emerson Network y el Instituto Ponemon, el 91% de los Data Centers sufren algún tipo interrupción cada 24 meses. Lo que no es una probabilidad, es un hecho.
En caso de que tenga lugar una pérdida efectiva de datos y la consiguiente interrupción de la actividad de la organización, se producirá igualmente un daño económico.
Obviamente, no se trata de un retorno económico per sé, pero el perjuicio es perfectamente medible o, al menos, estimable.
 

¿Cómo calcular la pérdida económica que estás evitando?

Estima el número de probables incidentes que sufriréis anualmente

Las estadísticas sugieren un incidente de seguridad en las organizaciones cada 6 a 24 meses (Grupo Aberdeen e Instituto Ponemon respectivamente). Éste puede ser un buen punto de partida.
No obstante, según el informe de IDC “Business Continuity” del año 2015, la pérdida económica se sitúa entre los 82.200$ y los 256.000$ por cada incidente, así que no hace falta tener un incidente cada 2 años para lograr justificar la inversión en un sistema de backup.
 

Calcula el valor económico de la pérdida sufrida por cada hora de interrupción de la actividad

En primer lugar, necesitas calcular el daño económico que supondría perder determinados datos críticos y/o ver interrumpida la actividad de tu organización.
En el post ¿Cómo calcular el coste económico de un Desastre de IT y el presupuesto para un DRP ? (antes mencionado) aporto un listado completo de los costes generados por un desastre de IT.
Una forma sencilla de calcularlo consiste en multiplicar el beneficio económico anual de tu organización y dividirlo entre el número de horas de actividad al año. No obstante, en el post que te he sugerido, descubrirás que hay otras variables a tener en cuenta.
 

Calcula el plazo de recuperación de la actividad

Acto seguido, calcula el tiempo en horas que tardaríais en recuperar la información y de reanudar la actividad normal de la organización, suponiendo estos escenarios:

  • Que contaseis con un sistema de backup.
  • Que no contaseis con un sistema de backup.
  • Comparativas entre distintas herramientas de backup.

Personalmente, considero que hay información crítica que casi ninguna organización puede permitirse perder. Por ello, tener esta información puede resultar especialmente importante. Lo más correcto es comparar los distintos escenarios para poder tomar las decisiones oportunas.
 

Calcula el valor del riesgo económico respaldado y no respaldado

Multiplica sendos plazos de recuperación por el valor de la pérdida económica sufrida por cada hora de interrupción.

  • Riesgo económico no respaldado= Nº de horas de recuperación sin sistema de backup x Daño económico sufrido
  • Riesgo económico respaldado= Nº de horas de recuperación con sistema de backup x Daño económico sufrido

 

Calcula la pérdida económica evitada

Sustrae el riesgo económico respaldado del riesgo económico no respaldado; es decir:
Pérdida económica evitada= Riesgo económico no respaldado- Riesgo económico respaldado.
 

Calcula el ROI de la solución de backup

Una vez se conoce el valor de la pérdida económica generada por la pérdida temporal o permanente de los datos y la habitual interrupción del servicio, es mucho más sencillo calcular el ROI de la solución de backup.
 

Calcula el beneficio económico total

Para ello, debes sumar los beneficios económicos directos a los que he aludido anteriormente y la pérdida económica evitada.
 

Divide la pérdida económica evitada entre el coste de la solución de backup, y exprésalo como un porcentaje.

ROI (%) de una solución de backup y recuperación de desastres = (Pérdida económica evitada/Coste de la solución de backup) x 100
En el post ya mencionado sobre ¿Cómo calcular el impacto económico de un desastre de IT?, te explico estos aspectos en detalle.
 
El TCO (Total Cost of Ownership) de la propia solución de backup es en sí un coste directo atribuible. En este sentido, te encontrarás con que el TCO de soluciones de backup con características similares puede ser muy dispar dependiendo del proveedor.
Comparando diferentes herramientas descubrirás, además, diferentes modelos de comercialización:

  • Modelos de comercialización basados en licencias.
  • Modelos de comercialización basados en suscripciones de soporte.

 
Cada uno de los proveedores aporta una serie de ventajas e inconvenientes que merece la pena estudiar. Por nuestra parte, desde WhiteBearSolutions, apostamos por un modelo de comercialización basado en suscripciones de servicio de soporte, basados en Acuerdos de Nivel de Servicio (SLAs). La base open source de nuestras soluciones nos permite eliminar la barrera de entrada que supone el altísimo coste en licencias que habitualmente está asociado a soluciones similares a las nuestras, orientando la inversión así hacia un servicio de soporte de calidad.
Así, te animo a que conozcas nuestra solución de almacenamiento y backup WBAirback, basada en componentes open source, con las funcionalidades y rendimiento de las soluciones más competitivas del mercado.
 

Valor añadido de las soluciones de backup y recuperación ante desastres

Más allá de estas fórmulas de cálculo, me parece muy conveniente destacar, también, el valor añadido que presentan las soluciones más avanzadas de backup. Estas herramientas ya no se limitan a ofrecer un respaldo de los datos, sino que proporcionan un abanico de funcionalidades relacionadas, que aportan múltiples beneficios en la continuidad de negocio de las organizaciones.
Como ejemplo, me gustaría destacar las funcionalidades de sincronización y compartición de información, lo que se conoce como soluciones EFSS (Enterprise File Sync & Share). Los niveles de productividad y de seguridad dentro de la organización se incrementan notablemente gracias a este tipo de herramientas.
Y así lo hemos comprobado desde WhiteBearSolutions. StorageCloud es el módulo de EFSS de WBSAirback, el cual ofrece un amplio abanico de funcionalidades al respecto de la compartición y sincronización en entornos de movilidad en las organizaciones. Que aporta, además, todos los requisitos en términos de necesidades de almacenamiento flexible, backup y procesos de recuperación inherentes a WBSAirback,  propios de las soluciones de backup y recuperación ante desastres más competitivas del mercado.
Para profundizar en el ámbito de las soluciones EFSS, te puede interesar:
Introducción a los sistemas EFSS (Enterprise File Sync& Share)
Claves para elegir la mejor solución EFSS
Criterios de seguridad indispensables en una solución EFSS
 
Sé que todo este proceso de cálculo puede resultar abrumador al principio. Sin embargo, lo considero totalmente imprescindible si se quiere tomar decisiones fundamentadas en el ámbito de la protección y respaldo de los datos críticos atesorados por tu organización.

Sobre el autor: Ignacio Gilart Iglesias

Ignacio Gilart Iglesias

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